江办〔2023〕33号
江汉大学学校办公室
关于印发《江汉大学档案实体分类实施细则》
的通知
各学院（部）、各部门、各单位：
经校领导同意，现将《江汉大学档案实体分类实施细则》印
发给你们，请遵照执行。
江汉大学学校办公室
2023 年11月13日
江汉大学档案实体分类实施细则
为了加强学校档案工作，促进档案业务建设和发展，充分发挥档案在教学、科研和党政管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《会计档案管理办法》《湖北省机关档案工作业务建设规范》等法律法规，结合学校工作实际， 制定本细则。
一、档案类目设置与标识
根据学校形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像及实物等不同载体的文件材料，按照档案形成的领域范畴和记述的内容性质，将学校应归档文件材料设立一个全宗，拟设四级类目，即：一级、二级、三级和四级。
档案门类划分为文书（WS）、科技（KJ）、专业（ZY）、会计（C）、声像（SX）、电子信息（XX）、实物（SW）等 7 个一级档案类目。文书档案包括党群、行政、教学、出版、外事、财会等，科技档案分为科研、产品（略）、基建、设备 4 个二级门类目；专业档案包括学籍、学生、人物（略） 3 个二级类目；会计档案包括会计凭证、会计账薄、财务会计报告和其他会计资料 4 个二级类目；声像档案包括照片、录音、录像 3 个二级类目；电子信息包括业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体 4个二级类目；实物档案分为印章、题词字画、奖品、礼品、其他等 5 个二级类目。
二级类目是学校档案实体细分的子类。根据高等学校档案产生的领域范畴，结合本校档案记述的内容性质，划分为若干个二级类目。二级类目标识采用名称前一、二字汉语拼音的第一个大写字母，即：党群（DQ）、行政（XZ）、教学（JX）、学籍（XJ）、学生（XS）、科研（KY）、基建（JJ）、设备（SB）、出版（CB）、外事（WS）、财会（C）、照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）、业务数据（SJ）、公务电子邮件（YJ）、网页信息（WY）、社交媒体（MT）、印章（YZ）、题词字画（TC）、奖品（JP）、礼品（LP）、人物（RW）等。
三级类目是对二级子类再细分的第三级子类，主要结合该类档案形成规律、特点和学校的具体情况设置。涉及党群、行政、教学、科研、产品、设备、出版、外事等的三级类目按机构代码标识，机构代码用两位阿拉伯数字标识。各学院三级类目按机构分类，机构代码用两位阿拉伯数字标识。学籍类的三级类目用汉语拼音的第一个字母的大写标识；学生类的三级类目用汉语拼音的第一个字母的大写标识；基建类、实物类的三级类目用阿拉伯数字个位数起标识；会计类的三级类目用一位汉语拼音小写字母标识；声像类的三级类目用阿拉伯数字的两位数字标识。
四级类目是对三级类目进一步细分的第四级子类。根据三级类目中表达不能穷尽的要求，按需设置。科研类的四级类目，用阿拉伯数字个位数起标识；基建类的四级类目，用字母或阿拉伯数字或字母与阿拉伯数字组合标识。
遵循文件材料的形成规律，文书类、声像类、实物类按单份文件归档，科技类、专业类按卷归档。按照《湖北省机关档案工作业务建设规范》 （鄂档发〔2022〕5 号）要求，结合学习工作实际设置档号。
二、档案类目设置、标识与归档方式表
一级类目 | 二级类目 | 三级类目 | 四级类目 | 归档方式 |
文书类 | 党群（DQ） | 机构代码标识 |
|
按单份文件归档 |
行政（XZ） | 机构代码标识 |
| ||
教学（JX） | 机构代码标识 |
| ||
科研管理（KY） | 机构代码标识 |
| ||
产品管理（CP） | 机构代码标识 |
| ||
设备管理（SB） | 机构代码标识 |
| ||
出版（CB） | 机构代码标识 |
| ||
外事（WS） | 机构代码标识 |
| ||
财会管理（CK） | 机构代码标识 |
| ||
科技类 | 科研（KY） | 机构代码标识 | 阿拉伯数字标识 |
按卷归档 |
产品（CP） | 机构代码标识 | 略 | ||
基建（JJ） | 阿拉伯数字标识 | 字母或阿拉伯数字标识 | ||
设备（SB） | 机构代码标识 |
| ||
专业类 | 学籍（XJ） | 汉语拼音标识 | 按学院-专业-班级-姓名标识 | |
学生（XS） | 汉语拼音标识 | 按学院-专业-班级-姓名标识 | ||
人物（RW） | 阿拉伯数字标识 | 略 |
一级类目 | 二级类目 | 三级类目 | 四级类目 | 归档方式 |
财会类 | 会计（C） | 汉语拼音标识 |
|
|
声像类 | 照片（ZP） | 阿拉伯数字标识 |
|
按单份文件归档 |
录像（LX） | 阿拉伯数字标识 |
| ||
录音（LY） | 阿拉伯数字标识 |
| ||
电子信息类 | 业务数据（SJ） | 阿拉伯数字标识 |
| |
公务电子邮件 （YJ） | 阿拉伯数字标识 |
| ||
网页信息（WY） | 阿拉伯数字标识 |
| ||
社交媒体（MT） | 阿拉伯数字标识 |
| ||
实物类 | 印章（YZ） | 阿拉伯数字标识 |
| |
题词、字画（TC） | 阿拉伯数字标识 |
| ||
奖品（JP） | 阿拉伯数字标识 |
| ||
礼品（LP） | 阿拉伯数字标识 |
| ||
其他（QT） | 阿拉伯数字标识 |
|
三、类别-机构代码（一）文书类
机构 | 类别-机构代码 |
商学院 | 01 |
法学院 | 02 |
教育学院 | 03 |
人文学院 | 04 |
美术学院 | 05 |
环境与健康学院 | 09 |
医学部 | 10 |
机构 | 类别-机构代码 |
继续教育学院（市民大学） | 12 |
体育学院 | 13 |
外国语学院 | 14 |
设计学院 | 18 |
生命科学学院 | 19 |
马克思主义学院 | 63 |
国际教育学院 | 64 |
音乐学院 | 66 |
人工智能学院 | 85 |
智能制造学院 | 86 |
数字建造与爆破工程学院 | 87 |
光电材料与技术学院 | 88 |
学校办公室（党务） | DQ21 |
校纪委（监察处） | DQ22 |
组织部（机关党委） | DQ23 |
宣传部 | DQ24 |
统战部 | DQ25 |
校工会 | DQ26 |
校团委 | DQ27 |
学校办公室（行政） | XZ29 |
社会合作与校友工作处 | XZ30 |
人事处 | XZ31 |
保卫处 | XZ32 |
后勤服务保障中心 | XZ34 |
图书馆 | XZ35 |
档案馆 | XZ36 |
离退休工作处 | XZ37 |
网络与数字化建设办公室 | XZ49 |
采购与招投标管理中心 | XZ57 |
校办产业管理公司 | XZ58 |
审计处 | XZ78 |
机构 | 类别-机构代码 |
发展规划与学科建设处 | XZ95 |
校医院 | XZ96 |
教务处 | JX41 |
招生与就业指导处 | JX42 |
研究生院 | JX43 |
学生处 | JX44 |
教学督导与评估中心 | JX79 |
科学研究处 | KY45 |
武汉研究院 | KY56 |
农业农村部华中生物 DNA 指纹鉴定公共研 发中心 |
KY69 |
光电化学材料与器件教育部重点实验室、柔性显示材料与技术湖北省协同创新中心 |
KY71 |
工业烟尘污染控制湖北省重点实验室 | KY72 |
湖北省豆类（蔬菜）植物工程技术研究中心、湖北省食用豆类植物自然科技资源中心 | KY73 |
武汉语言文化研究中心 | KY74 |
湖北省非物质文化遗产研究中心 | KY75 |
江汉大学城市研究中心 | KY76 |
武汉城市圈制造业发展研究中心 | KY77 |
湖北（武汉）爆炸与爆破技术研究院、省部共建精细爆破国家重点实验室 |
KY80 |
持久性有毒污染物环境与健康危害湖北省重 点实验室 | KY81 |
湖北省汉江流域特色生物资源保护、开发与 利用工程技术研究中心 | KY82 |
KY84 | |
设备与实验室管理处 | SB48 |
期刊社 | CB50 |
江汉大学报 | CB52 |
机构 | 类别-机构代码 |
地方高等教育与评估编辑部 | CB59 |
武汉诗词 | CB61 |
国际交流与合作处 | WS53 |
财务处 | CK54 |
（二）科技类
机构 | 类别-机构代码 |
科学研究处 | KY45 |
武汉研究院 | KY56 |
农业农村部华中生物 DNA 指纹鉴定公共研 发中心 |
KY69 |
光电化学材料与器件教育部重点实验室、柔性显示材料与技术湖北省协同创新中心 |
KY71 |
工业烟尘污染控制湖北省重点实验室 | KY72 |
湖北省豆类（蔬菜）植物工程技术研究中心、湖北省食用豆类植物自然科技资源中心 | KY73 |
武汉语言文化研究中心 | KY74 |
湖北曲艺研究省非物质文化遗产研究中心 | KY75 |
江汉大学城市研究中心 | KY76 |
武汉城市圈制造业发展研究中心 | KY77 |
湖北（武汉）爆炸与爆破技术研究院、省部共建精细爆破国家重点实验室 |
KY80 |
持久性有毒污染物环境与健康危害湖北省重 点实验室 | KY81 |
湖北省汉江流域特色生物资源保护、开发与 利用工程技术研究中心 | KY82 |
KY84 | |
各学院 | KY+机构代码 |
设备与实验室管理处 | SB48 |
校园建设处 | JJ |
（三）专业类
1 ．学籍类
机构 | 类别名称 | 代码 |
研究生院 | 硕士 | XJ-S |
教务处 | 本、专科 | XJ-D |
继续教育学院 | 成人教育 | XJ-C |
自学考试 | XJ-Z | |
国际教育学院 | 留学 | XJ-L |
2 ．学生类
机构 | 类别名称 | 代码 |
各学院（部） | 学生登记表 | XS-R |
毕业生登记表 | XS-B |
（四）会计类
机构 | 名 称 | 类别代码 |
财务处 | 会计凭证 | Cp |
会计账薄 | Cz | |
财务会计报告 | Cb | |
其他会计资料 | Cq |
（五）声像类
机构 | 载体 | 类目名称 | 类目代码 |
各学院 （部）、各部门、各单位 |
照片 | 照片 | ZP11 |
毕业生照片 | ZP12 | ||
照片册 | ZP13 | ||
录像 |
|
| |
录音 |
|
|
（六）电子信息类
机构 | 载体 | 类目名称 | 类目代码 |
各学院 （部）、各部门、各单位 |
磁盘 | 业务数据 | SJ |
公务电子邮件 | YJ | ||
网页信息 | WY | ||
社交媒体 | MT |
（七）实物类
机构 | 类目名称 | 类目代码 |
各学院 （部）、各 部门、各单 位 | 印章 | YZ |
题词、字画 | TC | |
奖品 | JP | |
礼品 | LP | |
其他 | QT |
四、档案实体分类详表
（一）党群（DQ）学校党群部门在工作中形成的文字材料。一级类目属文书档案。按单份文件归档。在一级类目下，按全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-分类号和机构代码-件号
排列。党群类档案的标识模式为：
XX000005 - | WS | 2022 - | Y | - DQ | xx - n | （n 为顺序排列的阿拉伯数字） |
全宗号 |
档案门类代码 |
年度 | 保管期限代码 | 分类号 | 件号
机构号代码 |
|
（二） 行政（XZ）学校行政职能部门（含科研、产品开发、设备、财务等管理档案）在工作中形成的文字材料。一级类目属文书档案。按单份文件归档。在一级类目下，按全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-分类号和机构代码-件号排列。行政类档案的标识模式为：
XX000005 - | WS | 2022 - | Y | - XZ | xx - n | （n 为顺序排列的阿拉伯数字） |
全宗号 |
档案门类代码 |
年度 | 保管期限代码 | 分类号 | 件号
机构号代码 |
|
（三）教学（JX）学校在教学管理活动中形成的文字材料。一级类目属专业档案。按单份文件归档。归档整理与文书（WS）同。在一级类目下，按全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码 -分类号和机构代码-件号排列。教学类档案的标识模式为：
XX000005 - | WS | 2022 - | Y | - JX | xx - n | （n 为顺序排列的阿拉伯数字） |
全宗号 |
档案门类代码 |
年度 | 保管期限代码 | 分类号 | 件号
机构号代码 |
|
（四）出版（CB）学校在出版物及管理出版事务工作中形成的文字材料。一级类目属专业档案。按单份文件归档。归档整理与文书（WS）同。
二级类目：在一级类目下按出版物专属的机构代码表示，顺
序号（件号）排列。出版类档案的标识模式为：
XX000005 - | WS | 2022 - | Y | - CB | xx - n | （n 为顺序排列的阿拉伯数字） |
全宗号 |
档案门类代码 |
年度 | 保管期限代码 | 分类号 | 件号
机构号代码 |
|
（五） 外事（WS）学校在外事管理、国际合作、出国（境）学习、访问等活动形成的文字材料。一级类目属文书档案。按单份文件归档。归档整理与文书（WS）同。
二级类目：在一级类目下按机构代码表示，顺序号（件号）
排列。外事类档案的标识模式为：
XX000005 - | WS | 2022 - | Y | - WS | xx - n | （n 为顺序排列的阿拉伯数字） |
全宗号 |
档案门类代码 |
年度 | 保管期限代码 | 分类号 | 件号
机构号代码 |
|
（六）科研（KY）学校在科学研究活动中形成的文字材料。科研文件材料必须遵循其自然形成规律， 兼顾不同学科、专业、科研文件材料的不同特点和成套性，保持有机联系。一级类目属科技档案。按卷归档。按全宗号-档案门类代码·年度·项目号（机构号、课题号、年度、型号）-案卷号-件号排列。科研类档案的标识模式为：
XX000005 - | KJ | ·2022· | KY | xx- | - 001 | - n | （n 为顺序排列的阿拉伯数字） |
全宗号 | 档案门类代码 |
年度 | 分类号 | 机构号代码 | 案卷号 |
件号 |
|
（七）产品生产与科技开发（CP）学校在产品生产与科技开发工作中形成的文字材料。一级类目属科技档案。按卷归档。产品类档案的标识模式为：
XX000005 | - | KJ | ·2022· | CP | xx- | - 001 | - n | （n 为顺序排列的阿拉伯数字） |
全宗号 |
| 档案门类代码 |
年度 |
分类号 | 机构号代码 | 案卷号 |
件号 |
|
（八） 基建（JJ）学校在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中形成的文字、图表等材料。基建文件材料根据构成、形成规律和特点，保持有机联系。一级类目属科技档案。按卷归档。综合管理文字材料按自然年度归档，项目材料按竣工年度归档。
二级类目：在一级类目下按综合管理、建筑用途分类，不分
年度排列。其二级分类如下：
1 ．综合管理
2 ．教学科研及辅助用房
3 ．行政办公用房
4 ．生活用房
5 ．教工住宅
6 ．其他工程
三级类目为基建工程项目的编号。用字母或阿拉伯数字或字母与阿拉伯数字组合而成。基建类档案的标识模式为：
| - | KJ 档 案 门 类 代 码 | JJ
分 类 号 | 1-
项 目 号 | - |
| - | n
件 号 | （n 为顺序排列的阿拉伯数字） |
（九）设备（SB）学校在固定资产的仪器、设备购置、验收、调试、运行、改造、报废等活动中形成的、具有保存价值的文字、图表等材料。一级类目属科技档案。按卷归档。
设备类档案的标识模式为：
XX000005 | - | KJ | ·2022· | SB | xx- | 001 | - | n | （n 为顺序排列的阿拉伯数字） |
全宗号 |
| 档案门类代码 |
年度 | 分类号 |
机构号代码 | 案卷号 |
|
件号 |
|
（十）学籍（XJ）学生在学校受教育过程中形成的具有保存价值的文字材料，主要包括学籍表、学籍异动、奖惩记录等。学生异动情况（如休、退、复、转学、转专业、出国、出境、提前或延迟毕业等情况等可以是文件，也可在学籍表中注明）。一级类目属专业档案。按卷归档。
二级类目：按学习层次分类，用汉语拼音的第一个字母的大写标识。学籍表按学习层次、学院、专业、班级、姓名排列。具体分类如下：
S 硕士 | 按学院机构代码顺序排列 |
D 本、专科（大学） | 按学院机构代码顺序排列 |
C 成人教育 | 参照学院机构代码顺序排列 |
Z 自学考试 | 参照学院机构代码顺序排列 |
L 留学 | 参照学院机构代码顺序排列 |
学籍类档案的标识模式为：
XX000005 - 2022 | XJ - | s | - n | （n 为顺序排列的阿拉伯数字） | |
全 | 年 | 分 | 层 | 卷 |
|
宗 |
| 类 | 次 |
|
|
号 | 度 | 号 | 号 | 号 |
|
（十一）学生（XS）学校在学生管理活动中形成的，反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的等的文字材料，主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等（注： 档案馆目前仅保存学生入学登记表和毕业生登记表）。二级类目：按学生学习阶段分类，用汉语拼音的第一个字母的大写标识。具体分类如下：
R 学生登记表 按学院机构代码顺序排列
B 毕业生登记表 按学院机构代码顺序排列
学生类档案的标识模式为：
XX000005 - 2022 | XS - | R - | n | （n 为顺序排列的阿拉伯数字） | |
全 | 年 | 分 | 阶 | 卷 |
|
宗 |
| 类 | 段 |
|
|
号 | 度 | 号 | 号 | 号 |
|
（十二）财会（C） 学校在会计活动中形成的有价值的会计凭证、会计账薄、财务会计报告和其他会计资料等。按其类型特点，遵循其自然形成规律、保持有机联系。一级类目属专业档案。按卷归档。
二级类目：在一级类目下按《会计档案管理办法》（财政部、
国家档案局 2015 年第 79 号令）要求进行分类。即：Cp 会计凭证
Cz 会计账薄
Cb 财务会计报告
Cq 其他会计资料
会计档案在按类别代码、年度、顺序号（卷号） 排列的标识模式为：
XX000005 - | C | x | - 2022 - | n | （n 为顺序排列的阿拉伯数字） |
全宗号 | 分类号 | 二级类目 |
年 度 | 卷 号 |
|
（十三）声像类档案（SX）学校在教学、科研、管理等活动中形成的具有保存价值的声音、图像及其配套的文字材料。整理要求按国家《照片档案管理规范》 （CB/T 11821-2002）执行。按单份文件归档。
二级类目：在一级类目下按声像载体分类，顺序号（册号、
张号、碟号）排列。即：
ZP 照片，LX 录像，LY 录音。
三级类目：在二级类目下按载体的内容设置子类目。即：
ZP11 照片，ZP12 毕业生照片，ZP13 重大活动专题照片册。
声像类档案的标识模式为：
XX000005 - | SX | · 2022 | · | ZP | 11 | - | n | （n 为顺序排列的阿拉伯数 字） |
全宗号 | 分类号 | 年 |
| 二 级 | 三 级 |
| 件 |
|
度 |
| 类 目 | 类 目 |
| 号 |
|
（十四） 电子信息类
学校在教学、科研、管理等活动中形成的具有保存价值的业务数据、公务电子邮件、网页、发布的信息。按单份文件归档。
二级类目：在一级类目下按声像载体分类，顺序号（册号、
张号、碟号）排列。即：
SJ 业务数据，YJ 公务电子邮件、WY 网页信息、MT 社交媒体。
三级类目：在二级类目下按载体的内容设置子类目，用阿拉
伯数字表示。根据实际情况设置 11 、12 等。即：
SJ 业务数据。
YJ 公务电子邮件。
WY 网页信息。
MT 社交媒体。
电子信息类档案的标识模式为：
XX000005 - | XX | · 2022 | · | SJ | 11 | - | n | （n 为顺序排列的阿拉伯数 字） |
全宗号 | 分类号 | 年 |
| 二 级 | 三 级 |
| 件 |
|
度 |
| 类 目 | 类 目 |
| 号 |
|
（十五）实物类档案（SW）学校在历史活动中形成的非纸质、非电子的特定物品。一般包括奖品、印章、名人字画、与外单位往来交流中收授的礼品和学校发展中有纪念意义的物品等。按单份文件归档。
二级类目：在一级类目下按问题分类，即：YZ（印章） ， TC（题词、字画） ，JP（奖品）， LP（礼品） ，QT（其他）。
实物类档号的标识模式为：
XX000005 - SW · | YZ · | 2022- | n （n 为顺序排列的阿拉伯数字） |
|
二级类目 |
年度 |
件号 |
五、档案实体分类、归档范围、保管期限表（见附件）
六、本细则自印发之日起施行，档案业务由档案馆负责解释。原《江汉大学档案实体分类实施细则》 （江办〔2020〕23 号）同时废止。
附件
档案实体分类(机构)、归档范围、保管期限表
一级 类目 | 二级类目 | 归 档 范 围 | 保管 期限 | |
文书WS |
学校办 公室（党 务） DQ21 | 1 | 上级机关对本校党务工作的批示、通知等 | 永久 |
2 | 上级领导来校视察、访问、检查、调研学校工作的通知、安排、报告、指示、讲话、题词等 | 永久 | ||
3 | 本校党委贯彻有关重大方针政策中形成的文件材料 | 永久 | ||
4 | 本校党委会、党委扩大会、专题会等会议记录、会议纪要 | 永久 | ||
5 | 本校以党委名义召开的大型会议有关材料 | 永久 | ||
6 | 校领导出席校内外重大活动、重要会议及讲话材料 | 永久 | ||
7 | 本校党委工作计划、总结、党代会报告、党委工作报告等 | 永久 | ||
8 | 本校落实全面从严治党主体责任的总结、报告等 | 永久 | ||
9 | 本校党委工作大事记 | 永久 | ||
10 | 有关党务工作的调研及其结论性材料 | 30 年 | ||
11 | 有关党务工作的规章制度、条例、规定等 | 永久 | ||
12 | 本校党办工作计划、意见、报告、总结、简报、大事记等 | 永久 | ||
13 | 本校党委各部门启用、废止印章的通知、批复、印模等 | 永久 | ||
14 | 本校机要和保密工作的的有关文件材料 1）重要的 2）一般的 | 30 年 10 年 | ||
15 | 本校有关维护社会稳定工作的材料 | 永久 | ||
16 | 本校有关目标、绩效等考核的材料 | 永久 | ||
17 | 校党委系统群众来信、来访的登记表 | 30 年 | ||
18 | 校党委系统群众来信、来访的处理材料 1）有结论的、重要的 2）有结论的、一般的 | 30 年 10 年 | ||
19 | 本校党务系统附设机构设置与调整的通知等 | 永久 | ||
20 | 党支部工作计划、总结、报告、主题党日和组织生活会记录等 | 10 年 | ||
学校办 公室（行 政） XZ29 | 1 | 上级机关对本校的批示、通知等 | 永久 | |
2 | 上级领导来校视察、检查、调研工作时的重要指示、报告、讲话、题词 | 永久 | ||
3 | 重要来宾的接待材料 | 永久 | ||
4 | 有关全校性工作的调查研究及经验总结等材料 | 永久 | ||
5 | 有关本校历史沿革、情况简介、学校大事记 | 永久 | ||
6 | 本校综合性工作会议、座谈会等的通知、安排、报告、记录、纪要等 | 永久 | ||
7 | 校长办公会、专题会议等会议记录、纪要及会议讨论材料 | 永久 | ||
一级 类目 | 二级类目 | 归 档 范 围 | 保管 期限 | |
|
| 8 | 本校年度工作计划、报告、总结 | 永久 |
9 | 本校行政管理工作的规章制度等 | 永久 | ||
10 | 全校工作的计划、总结、报告等 | 永久 | ||
11 | 本校行政印章启用、废止的通知、批复、印模等 | 永久 | ||
文书WS | 12 | 本校向上级机关呈报并经有关部门采用的学校信息材料、情况反映等 | 永久 | |
13 | 本校重大活动的文件材料 1）重要的 2）一般的 | 永久 30 年 | ||
14 | 本校校庆活动的有关材料 1）通知、方案、讲话、签到簿等 2）贺信（电） | 永久 30 年 | ||
15 | 本校法律事务工作总结、依法治校等材料 1）重要的 2）一般的 | 永久30 或 10 年 | ||
16 | 本校校务公开工作材料 | 永久 | ||
17 | 本校行政系统附设机构的设置与调整的通知等 | 永久 | ||
18 | 本校寒、暑、节假工作安排的通知 | 10 年 | ||
19 | 本校信访工作全年计划、总结、报告、统计表等 | 永久 | ||
20 | 本校行政系统来信、来访登记表 | 30 年 | ||
21 | 本校群众来信来访的材料 1）有结论的、重要的 2）有结论的、一般的 | 30 年 10 年 | ||
22 | 附属单位有关材料 1）重要的 2）一般的 | 永久或30年或 10 年 | ||
校纪委DQ22 | 1 | 上级有关纪律检查、行政监察工作的重要批示、通知等 | 永久 | |
2 | 本校纪检、监察工作计划、总结、报告、重要调查材料、统计报表、大事记 | 永久 | ||
3 | 重要会议记录及会议讨论通过文件 | 永久 | ||
4 | 纪委、监察工作的规章制度等 | 永久 | ||
5 | 本校党风党纪教育有关文件材料 | 30 年 | ||
6 | 本校执法监察及专项清理的有关材料 | 30 年 | ||
7 | 群众来信来访的登记表 | 30 年 | ||
8 | 廉政责任书 1）汇总表 2）双方签字责任书 | 30 年 10 年 | ||
9 | 群众来信来访及处理意见 |
| ||
一级 类目 | 二级类目 | 归 档 范 围 | 保管 期限 | |
|
|
| 1）有结论的、重要的 2）有结论的、一般的 | 30 年 10 年 |
10 | 党支部工作计划、总结、报告、主题党日和组织生活会记录等 | 10 年 | ||
11 | 有关党的组织和个人违纪案件的决定及有关材料（依照纪检档案管理要求执行） |
| ||
12 | 有关监察案件的决定及有关材料（依照监察档案管理要求执行） |
| ||
组织部（机关党委） DQ23 | 1 | 上级对本校组织工作的批示、通知等 | 永久 | |
2 | 本校组织机构设置、调整的报告、决定、通知及上级批复 | 永久 | ||
3 | 本校干部任免、调整、调配的报告、请示、批复、通知、决定及干部名册 | 永久 | ||
4 | 党员名册、党员发展和转正名册 | 永久 | ||
5 | 本校参加各种国家、省、市重大政治活动的材料 1）重要的 2）一般的 | 永久 30 年 | ||
6 | 出席全国、省、市党代会、人大代表名单、登记表及有关材料 | 永久 | ||
7 | 本校召开党代会的请示、批复、代表名单、会议材料等 | 永久 | ||
8 | 本校重要组织工作会议记录、纪要及会议讨论通过材料 | 永久 | ||
9 | 本校重要政治任务的通知、批示、记录、简讯材料 | 永久 | ||
10 | 本校组织工作的计划、总结、报告、决定 | 永久 | ||
11 | 本校组织工作统计年报、大事记 | 永久 | ||
12 | 本校有关组织工作规章制度、条例、规定 | 永久 | ||
13 | 校领导民主生活会记录 | 永久 | ||
14 | 学校教职工获各级表彰的先进党组织、优秀党务工作者、优秀党员的决定、通知及典型事迹材料 | 永久 | ||
15 | 有关开展党员思想教育、政治理论学习的通知、决定等 | 30 年 | ||
16 | 校党委对基层分党委、直属总支部组成或改选报告审批文件、各分党委总支、支部委员名册 | 永久 | ||
17 | 党员组织关系介绍信及存根（教职员工、部分学生） | 永久 | ||
18 | 新党员发展、转正、延长预备期、退党、取消党员资格的报告、决定、批复等 | 永久 | ||
19 | 干部退休材料（副处级及以上） | 永久 | ||
20 | 学校党委党校工作计划、报告、管理规定等 | 30 年 | ||
21 | 党员、干部参加各级各类培训班的通知、学员名单 | 30 年 | ||
22 | 干部档案材料转移通知单存根、回执 | 永久 | ||
23 | 机关党委工作的计划、安排、总结等管理工作的有关材料 | 永久 | ||
24 | 机关党委大事记 | 永久 | ||
25 | 机关党委各支部换届选举材料 | 永久 | ||
一级 类目 | 二级类目 | 归 档 范 围 | 保管 期限 | |
|
|
26 | 机关党务工作材料 1）有结论的、重要的 2）有结论的、一般的 | 30 年 10 年 |
27 | 党支部工作计划、总结、报告、主题党日和组织生活会记录等 | 10 年 | ||
28 | 延安精神研究工作材料 1） 重要的 2） 一般的 |
永久 10 年 | ||
| 1 | 上级对本校宣传工作的批示、通知等 | 永久 | |
2 | 本校宣传工作计划、总结、决定、通知、报告 | 永久 | ||
文书WS |
宣传部DQ24 | 3 | 关于师生员工思想状况的调查报告，师生思想政治教育、普法教育等的计划、总结、通知 | 永久 |
4 | 党委中心学习组、校二级中心学习组安排、学习情况及记录 | 永久 | ||
5 | 本校精神文明建设规划材料 | 永久 | ||
6 | 有关思想政治理论课、形势政策教育教学指导工作材料 | 30 年 | ||
7 | 学校参与有普法教育、验收等工作的材料 | 永久 | ||
8 | 本校有关宣传工作规章制度 | 永久 | ||
9 | 学校有关意识形态工作的材料 | 永久 | ||
10 | 反映本校重大活动的剪报、图表， 市级以上报刊、广播、电视登载、播音、播放的文字材料 1）重要的 2）一般的 |
永久 10 年 | ||
11 | 党支部工作计划、总结、报告、主题党日和组织生活会记录等 | 10 年 | ||
统战部DQ25 | 1 | 上级对本校统战工作的批示、通知等 | 永久 | |
2 | 本校贯彻落实统战政策的有关文件 | 永久 | ||
3 | 本校各民主党派组织机构、成员名单及异动材料 | 永久 | ||
4 | 出席各级政协代表会议的代表名单及有关审批材料 | 永久 | ||
5 | 本校统战工作计划、报告、总结、参政议政材料 | 永久 | ||
6 | 各民主党派、各统战团体等的重要活动情况、建议材料 | 永久 | ||
7 | 统战工作的重要会议记录、规章制度、大事记、统计表 | 永久 | ||
8 | 本校因公赴台湾访问交流材料 | 永久或 10 年 | ||
9 | 各民主党派、各统战团体等获各级各类奖惩的决定、通知和报送材料 | 永久 | ||
10 | 各民主党派、各统战团体等的代表的培训计划、安排等 | 永久 | ||
11 | 本校各民主党派组织发展工作的有关材料 | 永久 | ||
12 | 党支部工作计划、总结、报告、主题党日和组织生活会记录等 | 10 年 | ||
校工会 | 1 | 上级对本校工会工作的批示、通知等 | 永久 | |
一级 类目 | 二级类目 | 归 档 范 围 | 保管 期限 | |
| DQ26 | 2 | 本校工会工作计划、总结、统计年报表、大事记 | 永久 |
3 | 本校工会组织机构设置与调整、工会干部任免、工会干部及会员名册 | 永久 | ||
4 | 本校获工会系统表彰的各级各类先进集体和个人的决定、通知及报送材料 | 永久 | ||
5 | 教工运动会通知、秩序册、比赛结果 | 永久 | ||
6 | 本校教职工代表、工会会员代表大会有关文件材料（会议通知、安排、议程、报告、决议、开（闭）幕词、代表名单、签到簿等） | 永久 | ||
7 | 本校教职工代表、工会会员代表大会会议讨论记录等 | 10 年 | ||
8 | 本校妇女工作的文件材料 | 永久 | ||
9 | 职工福利、互助互济及扶贫帮困工作等文件材料 | 永久 | ||
10 | 工会组织教职工开展职工劳动竞赛、技术革新及技术协作及文体活动的通知、安排、小结等有关材料 | 永久 | ||
11 | 党支部工作计划、总结、报告、主题党日和组织生活会记录等 | 10 年 | ||
校团委DQ27 | 1 | 上级对本校共青团、学生会工作的批示、通知等 | 永久 | |
2 | 本校团委的工作计划、报告、总结、 | 永久 | ||
3 | 本校共青团代表、学生代表大会有关文件材料（会议通知、安排、议程、报告、决议、开（闭） 幕词、代表名单、签到簿、会议讨论记录等） |
永久 | ||
4 | 本校团委的工作大事记 | 永久 | ||
5 | 本校团委、学生会的规章制度、条例、规定等 | 永久 | ||
6 | 团员情况统计年报表 | 永久 | ||
7 | 团的机构设置与调整、干部任免的有关材料 | 永久 | ||
8 | 团干部名册 | 永久 | ||
9 | 本校获各级各类团委、学生会系统表彰的先进集体和个人的决定、通知及报送材料 | 永久 | ||
10 | “青马工程”骨干培训班培训计划、安排、总结、学员名单 | 永久 | ||
11 | 学生社团、勤工俭学、社会实践、青年志愿者活动的有关材料 1）重要的 2）一般的 | 永久 30 年 | ||
12 | 出席上级团代会、学代会、青年联合会代表名单、登记表 | 永久 | ||
13 | 开展大学生校园文化活动的有关材料 | 永久 | ||
14 | 团组织关系介绍信及存根 | 永久 | ||
15 | 党支部工作计划、总结、报告、主题党日和组织生活会记录等 | 10 年 | ||
社会合 作与校 友工作 | 1 | 上级对校友会、基金会、理事会等工作的有关材料 | 永久或 30 年 | |
2 | 本校与其他单位的合作协议 | 永久 | ||
一级 类目 | 二级类目 | 归 档 范 围 | 保管 期限 | |
| 处 XZ30 | 3 | 本处有关管理工作的计划、总结、会议记录、纪要 | 永久 |
4 | 本处大事记 | 永久 | ||
5 | 本校服务社会工作有关材料 1）重要的 2）一般的 | 永久 30 年 | ||
6 | 基金会有关材料 1）重要的 2）一般的 | 永久 30 年 | ||
7 | 理事会工作有关材料 1）重要的 2）一般的 | 永久 30 年 | ||
8 | 校友联谊工作的有关材料 1）重要的 2）一般的 | 永久 30 年 | ||
10 | 学校与外单位相互援助、扶助的有关材料 1）重要的 2）一般的 | 永久 30 或 10 年 | ||
| 11 | 党支部工作计划、总结、报告、主题党日和组织生活会记录等 | 10 年 | |
人事处XZ31 | 1 | 上级对本校人事、劳资、调配、职称评定、计划生育等工作的批示、通知等 | 永久 | |
2 | 本校人事（师资队伍建设）工作规划、计划、报告、总结、调研材料、会议记录 | 永久 | ||
3 | 本校机构设置、人员编制、干部任免管理的有关材料 | 永久 | ||
4 | 本校人事工作规章制度、规定、办法等 | 30 年 | ||
5 | 本校人事工作大事记 | 永久 | ||
6 | 本校教职工教育统计、工资情况等的年报表 | 永久 | ||
7 | 本校教职工名册，人员增、减名单， 专业技术人员名单 | 永久 | ||
8 | 本校教职工年度考核工作的安排、汇总表 | 永久 | ||
9 | 学校获由市级以上人事厅（局）发文或与市级以上人事厅（局） 联合发文表彰先进的文件材料 | 永久 | ||
10 | 学校学校表彰教职工的文件材料 | 永久 | ||
11 | 教职工处分及复查的有关材料 | 永久 | ||
12 | 学校教职工调配工作的请示、报告、批复、行政介绍信、报到证、协议书、工资关系等有关材料 | 永久 | ||
13 | 关于复、转人员安置优抚工作的计划、报告、批复 | 永久 | ||
14 | 教职工校内调动的通知单等 | 永久 | ||
15 | 关于教职工退休、内退、辞退、辞职、工伤、死亡等有关材料 | 永久 | ||
16 | 教职工支边、扶贫和下基层人员名单及有关材料 | 永久 | ||
一级 类目 | 二级类目 | 归 档 范 围 | 保管 期限 | |
|
| 17 | 本校对教职工自动离职、出国访友、探亲、留学、自费留学、移民、定居等的报告、批复、协议书等有关材料 | 永久 |
18 | 本校师资队伍建设规划及实施的有关材料 1）重要的 2）一般的 | 永久 30 年 | ||
19 | 学校各级各类专业技术人员职称评定及聘任的有关材料 | 永久 | ||
20 | 各级各类专家、学科带头人的选拔报批的有关材料 | 永久 | ||
21 | 本校聘请的特聘教授、讲座教授的有关材料 | 永久 | ||
22 | 本校教师进修计划、安排、总结 | 永久 | ||
23 | 本校教职员工退休材料（副处级以下） | 永久 | ||
24 | 本校教职工培训和继续教育工作的通知、协议书等 | 永久 | ||
25 | 上级有关调整工资的政策规定及本校执行情况的有关材料 | 永久 | ||
26 | 本校教职工录用、转正、定级工资管理材料 | 永久 | ||
27 | 教职工工资异动的计划、报告、方案、总结、批示、审批表、明细表等 | 永久 | ||
28 | 本校人事及劳动调解及仲裁的有关材料 | 永久 | ||
29 | 党支部工作计划、总结、报告、主题党日和组织生活会记录等 | 10 年 | ||
保卫处XZ32 | 1 | 上级对本校治安、保卫工作的批示、通知等 | 永久 | |
2 | 本校安全保卫工作计划、总结、报告、会议记录 | 永久 | ||
3 | 统计年度报表、大事记 | 永久 | ||
文书WS | 4 | 安全保卫工作宣传教育、管理制度 | 30 年 | |
5 | 本校平安建设领导小组、国家安全领导小组工作形成的材料 | 30 年 | ||
6 | 本校各类安全检查材料 | 30 年 | ||
7 | 本校开展各类活动的安全保卫方案 | 10 年 | ||
8 | 本校反邪教管理材料 | 30 年 | ||
9 | 平安建设工作责任书及责任人员名单 | 10 年 | ||
10 | 本校冬季防火材料 | 10 年 | ||
11 | 本校消防管理材料 | 10 年 | ||
12 | 师生员工集体户口的管理材料 | 永久 | ||
13 | 本校有关治安、刑事、政治、火灾及突发案（事）件的报案（警）备案及有关机关的结论性材料 1）重大的 2）一般的 |
永久或30年 10 年 | ||
14 | 党支部工作计划、总结、报告、主题党日和组织生活会记录等 | 10 年 | ||
后勤服务保障 | 1 | 上级对本校后勤服务保障中心工作的批示、通知等 | 永久 | |
2 | 后勤服务保障中心的工作计划、报告、总结、重要请示及批复 | 永久 | ||
3 | 后勤服务保障中心内部各项规章制度 | 永久 | ||
一级 类目 | 二级类目 | 归 档 范 围 | 保管 期限 | |
| 中心XZ34 | 4 | 后勤服务保障中心内部机构设置、干部任免、大事记 | 永久 |
5 | 关于爱国卫生运动、环境保护的有关文件材料 | 10 年 | ||
6 | 后勤管理工作的其他有关材料 | 30 年或 10 年 | ||
7 | 关于教职工住房及货币化住房的管理文件材料 | 永久 | ||
8 | 学校房产、修缮、运输、水电、公寓、物业、汽车、绿化等材料 1）重要的 2）一般的 | 永久 30 年或 10 年 | ||
9 | 后勤服务保障中心人力资源管理、与个人签订的承包合同 | 永久或30年 | ||
10 | 后勤服务保障中心与各经济实体签订的协议、合同 1）重要的 2）一般的 | 永久或 30 年 | ||
11 | 基层党委工作 | 永久或30年 | ||
12 | 党支部工作计划、总结、报告、主题党日和组织生活会记录等 | 10 年 | ||
图书馆XZ35 | 1 | 上级对本校图书工作的批示、通知等 | 永久 | |
2 | 图书馆工作计划、总结、重要报告、会议纪要 | 永久 | ||
3 | 图书馆工作大事记 | 永久 | ||
4 | 图书馆工作条例、规章制度 | 永久 | ||
5 | 图书馆馆藏、经费、设备、基建等的统计年报 | 永久 | ||
6 | 图书馆馆藏图书、期刊清册 | 永久 | ||
文书WS |
| 7 | 图书、资料、购置计划、图书经费情况报告、预决算 | 30 年 |
8 | 图书馆召开的专业会议的文件材料 | 30 年 | ||
9 | 图书馆评估工作的文件材料 | 永久 | ||
10 | 图书馆与国际交流材料 | 永久 | ||
11 | 图书馆与国内馆际交流材料 | 30 年 | ||
12 | 党总支工作计划、总结、重要报告、会议记录、会议纪要、统计表等 | 永久 | ||
13 | 党支部工作计划、总结、报告、主题党日和组织生活会记录等 | 10 年 | ||
档案馆XZ36 | 1 | 上级对本校档案工作的批示、通知等 | 永久 | |
2 | 档案馆工作计划、总结、报告等管理工作材料 | 永久 | ||
3 | 档案工作规划、档案馆统计年报表、大事记 | 永久 | ||
4 | 学校档案工作委员会的有关材料 | 永久 | ||
5 | 档案馆工作规章制度 | 30 年 | ||
6 | 本校档案工作检查、评估、工作会议的文件材料 | 永久 | ||
7 | 档案征集工作有关材料 | 永久或 10 | ||
一级 类目 | 二级类目 | 归 档 范 围 | 保管 期限 | |
|
|
|
| 年 |
8 | 档案数字化工作、质检工作有关材料 | 永久或 10年 | ||
9 | 档案馆与其他馆际交流、学习材料 | 10 年 | ||
10 | 学校全宗介绍、基础数字汇集、组织沿革（干部任免）、大事记等编研材料 | 永久 | ||
11 | 档案校史、校史展览、年鉴等的关材料 | 永久 | ||
12 | 档案学会的有关材料 | 永久或 10年 | ||
13 | 党支部工作计划、总结、报告、主题党日和组织生活会记录等 | 10 年 | ||
离退休工作处XZ37 | 1 | 上级有关离退休工作的批示、通知等 | 永久 | |
2 | 本校关于离退休工作计划、总结、情况报告 | 永久 | ||
3 | 本处大事记、离退休人员名册 | 永久 | ||
4 | 本校关于离退工作的重要请示及批复 | 30 年 | ||
6 | 校老年协会和关心下一代工作委员会工作形成等有关材料 | 30 年 | ||
5 | 党委工作计划、总结、重要报告、会议记录、会议纪要、统计表等 | 永久或 10年 | ||
7 | 党支部工作计划、总结、报告、主题党日和组织生活会记录等 | 10 年 | ||
网络与数字化建设办公室 XZ49 | 1 | 上级有关校园网络工作批示、通知等 | 永久 | |
2 | 网络中心工作计划、总结、报告、调查材料 | 永久 | ||
3 | 学校数字校园建设规划 | 永久 | ||
4 | 网络中心管理工作的规章制度 | 30 年 | ||
5 | 网络设备购置计划、报告、论证材料及经费分配方案 | 永久 | ||
6 | 统计报表、大事记 | 永久 | ||
7 | 本处获有关奖惩方面的决定、通知及报送材料 | 永久 | ||
8 | 党支部工作计划、总结、报告、主题党日和组织生活会记录等 | 10 年 | ||
采购与 招投标 管理中 心 XZ57 | 1 | 上级有关本校采购与招投标管理工作的指示、通知等 | 永久 | |
2 | 本中心工作计划、总结、调查报告等材料 | 永久 | ||
3 | 本中心大事记 | 永久 | ||
4 | 招投标工作中的采购项目申请、招标代理机构确定表、标书、投标中标书、成交通知单、谈判记录、合同（协议）、技术指标、免税申请等 |
永久 | ||
5 | 未中标、废标的投标文件材料 | 本部门留存 | ||
6 | 党支部工作计划、总结、报告、主题党日和组织生活会记录等 | 10 年 | ||
校办产 业管理 | 1 | 上级对公司工作的指示、通知等 | 永久 | |
2 | 公司工作计划、总结、报告、调研报告、会议记录、会议纪要等 | 永久 | ||
一级 类目 | 二级类目 | 归 档 范 围 | 保管 期限 | |
| 公司XZ | 3 | 公司内部机构设置、干部任免等材料 | 永久 |
4 | 公司人员名单、统计表、大事记 | 永久 | ||
5 | 公司人员调配、工资福利等有关材料 | 永久 | ||
6 | 党总支工作计划、总结、重要报告、会议记录、会议纪要、统计表等 | 永久 | ||
7 | 党支部工作计划、总结、报告、主题党日和组织生活会记录等 | 10 年 | ||
8 | 公司教代会材料 1）重要的 2）一般的 | 永久 10 年 | ||
审计处XZ78 | 1 | 上级有关审计工作的重要批示、通知等 | 永久 | |
2 | 本校审计工作计划、总结、报告、统计报表、大事记等 | 永久 | ||
3 | 重要会议记录及会议讨论通过文件 | 永久 | ||
4 | 审计工作的规章制度等 | 永久 | ||
5 | 对学校、校内所属单位的各项审计工作形成的审计监督材料 | 永久 | ||
审计项目形成的文件材料 | ||||
6 | 审计报告、审计决定书、审计移送处理书等结论类报告,及相关的审理意见书、审计业务会议记录、纪要、被审计对象对审计报告的书面意见、审计组的书面说明等。 |
永久 | ||
7 | 被审计单位承诺书、审计工作底稿汇总表、审计工作底稿及相应的审计取证单、审计证据等。 | 永久 | ||
8 | 上级审计机关或者本级政府的指令性文件、与审计事项有关的举报材料及领导批示、调查了解记录、审计实施方案及相关材料、审计通知书和授权审计通知书等。 |
永久 | ||
9 | 被审计单位整改情况、该审计项目审计过程中产生的信息等不属于前三类的其他文件材料。 | 永久 | ||
10 | 党支部工作计划、总结、报告、主题党日和组织生活会记录等 | 10 年 | ||
发展规 划与学 科建设 处 XZ95 | 1 | 上级对学校发展规划的重要批示、通知 | 永久 | |
2 | 本校发展规划及战略研究材料 | 永久 | ||
3 | 上级对学校学科建设的重要批示、通知 | 永久 | ||
4 | 本校重点学科建设发展规划、计划、总结等 | 永久 | ||
5 | 本校重点学科管理规章制度 | 永久 | ||
6 | 本校重点学科申报、建设、管理和评估材料 | 30 年 | ||
7 | 本校召开有关重点学科建设的会议材料 | 永久 | ||
8 | 本校“双一流”建设与管理材料 | 永久 | ||
9 | 学校综合改革材料 | 30 年 | ||
10 | 全校性统计工作 | 永久 | ||
11 | 本处年度工作计划、总结 | 永久 | ||
一级 类目 | 二级类目 | 归 档 范 围 | 保管 期限 | |
|
| 12 | 本处年度统计表、大事记 | 永久 |
13 | 本处获奖惩方面的决定、通知及报送材料 | 永久 | ||
14 | 其他有关工作的材料 | 永久 | ||
10 | 党支部工作计划、总结、报告、主题党日和组织生活会记录等 | 10 年 | ||
校医院XZ96 | 1 | 上级有关医疗、卫生、保健、医药管理、防疫、社区卫生服务等方面的规定、通知及本校执行情况 | 永久 | |
2 | 校医院有关医疗、卫生、保健、防疫方面的工作计划、总结、规定、办法等有关材料 | 永久 | ||
3 | 校医院重要的请示、批复、通知、报告及大事记 | 永久 | ||
4 | 校医院部门工作职责、岗位责任制、机构沿革、会议记录纪要等材料 | 永久 | ||
5 | 校医院有关重大流行性疾病防控文件材料，各类情况统计表、信息汇总材料 | 30 年 | ||
6 | 有关本校师生员工健康状况调查、统计、分析材料 | 10 年 | ||
7 | 有关本校师生员工医疗、医保情况材料（含名册、变动更新、转入或转出等材料） 1）重要的 2）一般的（含校医院业务工作台账等） | 30 年 本部门留存 | ||
| 1 | 上级对本校教学管理工作的批示、通知等 | 永久 | |
2 | 学校参加校外各种教学管理会议上的有关材料 1）重要的 2）一般的 |
永久 30 年 | ||
3 | 本校有关教学工作改革的文件材料 | 永久 | ||
4 | 本校有关上级主管部门对学校教学评估、评审等有关材料 | 永久 | ||
5 | 本校各类教学成果展示、展览等材料 | 永久 | ||
6 | 本校教学管理工作计划、总结、报告、讲（论）坛等材料 | 永久 | ||
7 | 教学工作年度统计表、大事记、学校校历 | 永久 | ||
8 | 本校制定的教学方面的规章制度等 | 永久 | ||
9 | 本校获得有关教学奖惩方面的决定、通知及报送材料 | 永久 | ||
10 | 本校教育事业发展规划 | 永久 | ||
11 | 本校专业建设规划 | 永久 | ||
12 | 本校专业设置、调整、建设的文件材料 | 永久 | ||
13 | 教育教学改革的研究与实施材料 | 永久 | ||
14 | 学生人才培养计划、教学大纲（课程、实验及实习等材料） | 永久 | ||
15 | 课程建设与课堂教学有关材料 | 30 年 | ||
16 | 教学研究项目的立项、结题的有关材料 | 永久 | ||
17 | 有关教师教学工作等的各种奖惩材料 | 永久 | ||
一级 类目 | 二级类目 | 归 档 范 围 | 保管 期限 | |
|
| 18 | 教学质量管理与评价方面的有关材料 | 永久 |
19 | 教学管理情况调查表 1）重要的 2）一般的 | 永久 30 年 | ||
20 | 课程安排表 | 30 年 | ||
21 | 考试安排表 | 10 年 | ||
22 | 在校学生名册（含合作办学） | 永久 | ||
23 | 有关对外合作办学的协议、意向书等材料 | 永久 | ||
24 | 有关学生专升本的请示、批复等 | 永久 | ||
25 | 教学实习基地建设的有关材料 | 30 年 | ||
26 | 毕业论文（设计）工作计划、安排、总结材料 | 永久 | ||
27 | 学生优秀毕业论文、毕业设计 | 永久 | ||
28 | 学生毕业名册、学位名册 | 永久 | ||
29 | 学生科研工作的管理材料 | 永久 | ||
30 | 学生参加科研、教研、学科竞赛获奖的通知、决定及有关报送材料 | 永久 | ||
| 31 | 学生使用教材目录 | 永久 | |
教务处JX41 | 32 | 教师自编、主编、参编的正式出版的教材 | 永久 | |
33 | 实验指导书等 | 永久 | ||
34 | 教学动态 | 30 年 | ||
35 | 教学管理的一般情况通报 | 10 年 | ||
36 | 炳灵学院的总结、计划、大事记、学生名单等管理材料 | 永久 | ||
37 | 工程训练中心总结、计划、大事记等管理材料 | 永久 | ||
38 |
其他有关工作材料 | 永久 30 年或 10 年 | ||
39 | 党支部工作计划、总结、报告、主题党日和组织生活会记录等 | 10 年 | ||
招生与就业指导处 JX42 | 1 | 上级对本校下达的本科生招生、毕业生就业的计划、执行计划等文件材料 | 永久 | |
2 | 本校申请本科生招生计划、来源计划、执行计划的有关材料 | 永久 | ||
3 | 本校本科生招生简章、专业介绍等招生宣传材料 |
| ||
4 | 新生资格审查及有关问题的处理材料 | 永久 | ||
5 | 本校自主招生的有关材料 1）重要的 2）一般的 | 永久 30 或 10 年 | ||
6 | 毕业生就业指导计划、方案、咨询、调研等的有关材料 | 永久 | ||
7 | 毕业生供需见面的有关材料 | 10 年 | ||
8 | 毕业生就业去向名册 | 永久 | ||
一级 类目 | 二级类目 | 归 档 范 围 | 保管 期限 | |
|
| 9 | 毕业生质量跟踪、调查和信息反馈材料 | 永久 |
10 | 本处工作计划、总结、规章制度、会议纪要等 | 永久 | ||
11 | 本处年度统计表、大事记 | 永久 | ||
12 | 招生工作简章、专业介绍 | 永久 | ||
13 | 本处获奖惩方面的决定、通知及报送材料 | 永久 | ||
14 | 其他有关工作的材料 | 10 年 | ||
15 | 党支部工作计划、总结、报告、主题党日和组织生活会记录等 | 10 年 | ||
研究生院 JX43 | 1 | 上级对本校研究生、学位工作的批示、通知等 | 永久 | |
2 | 上级下达给本校招收研究生的计划 | 永久 | ||
3 | 研究生招生简章、专业介绍等招生宣传材料 | 永久 | ||
4 | 研究生教育发展规划、实施计划、教学大纲 | 永久 | ||
5 | 研究生教育各专业培养方案及课程设置、调整的请示及批复 | 永久 | ||
6 | 研究生新生录取名册 | 永久 | ||
7 | 研究生学位管理的规章制度 | 永久 | ||
8 | 研究生各类课程安排表 | 30 年 | ||
9 | 研究生交流讲座目录 | 30 年 | ||
10 | 考试安排表 | 10 年 | ||
11 | 研究生毕业论文（原件）、毕业设计及评审意见 | 永久 | ||
12 | 授予各层次学生学位的名册（含各类成人教育）及学位申请材料 | 永久 | ||
13 | 研究生就业指导和推荐的有关材料 | 永久 | ||
14 | 研究生各专业教材使用目录、典型讲义、教案 | 永久 | ||
15 | 各学院有关学位评审工作的请示、报告及相关材料 | 30 年 | ||
16 | 研究生导师的评选、审核材料 | 永久 | ||
17 | 学院工作规划、工作计划、总结、报告 | 永久 | ||
18 | 学院会议记录、纪要 | 永久 | ||
19 | 学院工作大事记 | 永久 | ||
20 | 学院管理工作规章制度 | 永久 | ||
21 | 学院领导的重要讲话、汇报材料 | 30 年 | ||
22 | 学院接受各类检查、评估、评比的自评报告、自评依据、支撑材料的目录 | 30 年 | ||
23 | 学院、系机构设置、干部任免的决定、请示等 | 永久 | ||
24 | 学院主办或承办重要会议、活动等的有关材料 | 永久或 10年 | ||
25 | 学院举行重大活动的有关材料 | 30 年 | ||
26 | 学院有关学风建设的规章制度、措施及效果的有关材料 | 10 年 | ||
27 | 学院团委、学生会组织序列及学生干部名单 | 永久 | ||
28 | 学院奖惩方面的决定、通知及报送材料 | 永久 | ||
一级 类目 | 二级类目 | 归 档 范 围 | 保管 期限 | |
|
| 29 | 学院业余党校的计划、安排、学员名单、学生新党员名单 | 永久 |
30 | 学生党员组织关系介绍信及存根 | 永久 | ||
31 | 学院有关毕业生分配工作的计划、通知、总结等 | 永久 | ||
32 | 学院有关毕业生就业去向名册 | 永久 | ||
33 | 学院科研、教研计划、安排、总结等 | 30 年 | ||
34 | 学院教学管理工作材料 | 10 年 | ||
35 | 学院管理办公室、系、教研室工作计划、总结、报告、简报、动态、统计数据等 | 10 年 | ||
36 | 学生党员发展管理工作材料 | 30 年 | ||
37 | 学院教代会材料 3）重要的 4）一般的 | 永久 10 年 | ||
38 | 党支部工作计划、总结、报告、主题党日和组织生活会记录等 | 10 年 | ||
学生处JX44 | 1 | 上级对本校学生工作的批示、通知等 | 永久 | |
2 | 本校对学生进行思想政治教育的有关文件材料 | 永久 | ||
3 | 学生工作的计划、总结、规章制度等 | 永久 | ||
4 | 学生工作年度统计表、大事记 | 永久 | ||
5 | 学生情况调研情况报告、调查汇总表、明细表 | 永久 | ||
6 | 本处获奖惩方面的决定、通知及报送材料 | 永久 | ||
7 | 学生工作组织序列情况、学生工作干部队伍名单及异动情况 | 永久 | ||
8 | 新生入学教育、学生重大活动的安排、总结等 | 30 年 | ||
9 | 校级及其以上评选、表彰先进的通知、决定及申报材料 | 永久 | ||
10 | 学生处分管理材料 | 永久 | ||
11 | 学生综合素质考评、学生奖（助）学金、困难补助、减免学费、勤工助学基金管理的文件材料 | 永久 | ||
12 | 学生奖（助）学金、困难补助、减免学费、勤工助学的文件材料 1）重要的 2）一般的 | 永久 30 年 | ||
13 | 国家助学贷款管理的文件材料 | 永久 | ||
14 | 国家助学贷款学生名册 | 永久 | ||
15 | 国防教育、军训管理的文件材料 | 30 年 | ||
16 | 有关征兵工作的文件材料及名单 | 永久 | ||
17 | 本校学生参加竞赛（除科研、教研、学科竞赛外）的通知、决定及有关报送材料 | 永久 | ||
18 | 心理健康教育中心材料 1）重要的 2）一般的 | 30 年 10 年 | ||
一级 类目 | 二级类目 | 归 档 范 围 | 保管 期限 | |
|
| 19 | 党支部工作计划、总结、报告、主题党日和组织生活会记录等 | 10 年 |
教学督导与评估中心JX79 | 1 | 上级对本校教学督导、教学评估（审）工作的批示、通知等 | 永久 | |
2 | 有关教学改革、教学管理和教学质量等方面的意见、建议材料 | 永久 | ||
3 | 教学督导管理材料 1）重要的 2）一般的 | 永久 30 或 10 年 | ||
4 | 有关督导工作信息汇总材料 | 永久 | ||
5 | 教学督导简报 | 30 年 | ||
6 | 校教学督导工作中形成的材料 | 10 年 | ||
7 | 教学督导员选聘、培训、考核材料 | 10 年 | ||
8 | 学校建设中迎接各类教学检查、评估（审）等材料 1）重要的 2）一般的 | 永久 30 或 10 年 | ||
9 | 有关学校教学评估（审） 建设、实施等材料 | 永久 | ||
10 | 有关学校评建意见、建议、方案等材料 | 永久 | ||
11 | 有关教师教学成果评价、实施等材料 | 永久 | ||
12 | 有关开展教学指导与咨询工作的材料 | 30 年 | ||
13 | 本中心大事记、各类统计报表 | 永久 | ||
14 | 本中心工作计划、总结、会议记录 | 30 年 | ||
15 | 党支部工作计划、总结、报告、主题党日和组织生活会记录等 | 10 年 | ||
科学研 究处 KY45 | 1 | 上级对本校科研工作的批示、通知等 | 永久 | |
2 | 本校科研行政管理、计划管理、成果管理、经费管理的规定及有关文件材料 | 永久 | ||
3 | 本校科研工作长远规划、实施计划、任务的通知、决定 | 永久 | ||
4 | 科学基金的申报、项目的申报、成果的申报材料及有关批复 | 永久 | ||
5 | 本处工作计划、报告、工作总结、会议记录 | 永久 | ||
6 | 本处大事记 | 永久 | ||
7 | 本校召开的科研、学术会议等活动文件材料 | 永久 | ||
8 | 本校科研与开发方面的各类统计表 | 永久 | ||
9 | 本校学术委员会工作形成的有关材料 | 永久 | ||
10 | 本校科协工作有关活动材料 | 永久或 10年 | ||
11 | 本校成立科研机构的请示及上级批复 | 永久 | ||
12 | 本校重点实验室、研究基地申报、管理及评估等文件材料 | 永久 | ||
13 | 本校职工参加的各种学会、协会、研究会人员名册及活动有关材料 | 永久 | ||
14 | 各级科研表彰奖励的通知、决定及申报材料 | 永久 | ||
15 | 本校与外单位有关科研工作的重要往来材料 | 30 年 | ||
一级 类目 | 二级类目 | 归 档 范 围 | 保管 期限 | |
|
| 16 | 本校专利管理文件材料 | 永久 |
17 | 本校科技成果转化的有关材料 1）重要的 2）一般的 | 永久 30 年 | ||
18 | 党支部工作材料 | 10 年 | ||
武汉研 究院、 湖北（武 汉）爆炸与爆破 技术研 究院、各 科研院 所 | 1 | 上级对本院研究工作的批示、规定执行情况 | 永久 | |
2 | 科研课题（项目）的确定、申报、批复 | 永久 | ||
3 | 本院科研成果目录、重要学术论文、报告等各类统计表 | 永久 | ||
4 | 主办或承办校级以上的研究工作会议及活动文件材料 | 永久 | ||
5 | 工作计划、总结、情况报告、重要问题的请示与批复 | 永久 | ||
6 | 本院大事记、规章制度、会议记录、简报 | 永久 | ||
7 | 与有关单位开展协作签订的重要合同、协议等材料 | 永久或30年 | ||
8 | 本院专家聘任、考核工作情况汇总及处理结果的材料 | 永久 | ||
9 | 本院获奖惩方面的决定、通知及报送材料 | 永久 | ||
10 | 科学基金的申报、项目的申报、成果的申报材料及有关批复 | 永久 | ||
11 | 党支部工作计划、总结、报告、主题党日和组织生活会记录等 | 10 年 | ||
设备与实验室管理处SB48 | 1 | 上级有关设备管理的批示、通知等 | 永久 | |
2 | 设备管理的工作计划、总结、报告、调查材料 | 永久 | ||
3 | 设备管理工作的规章制度 | 30 年 | ||
4 | 设备、仪器的购置计划、报告、论证材料及经费分配方案 | 30 年 | ||
5 | 统计报表、大事记 | 永久 | ||
6 | 本处获有关奖惩方面的决定、通知及报送材料 | 永久 | ||
7 | 学校仪器、设备等购置、验收等的清册 | 永久 | ||
8 |
实验室建设与管理的批示、通知等 | 永久 30 年或 10 年 | ||
9 | 学校实验室管理的工作计划、总结等 | 30 年 | ||
10 | 学校实验室管理的规章制度 | 30 年 | ||
11 | 实验室机构设置与调整、干部任免、队伍建设等的有关材料 | 永久 | ||
12 | 实验室评估及评比的结果、通知及有关报送材料 | 永久 | ||
13 | 党支部工作计划、总结、报告、主题党日和组织生活会记录等 | 10 年 | ||
期刊社CB50 |
| 1）本社管理工作材料 | ||
1 | 上级有关部门针对期刊出版工作的批示、通知等 | 永久 | ||
2 | 本社出版工作的规划、计划、总结和重要会议记录 | 永久 | ||
3 | 本社出版工作规章制度、条例、编辑人员职责范围 | 30 年 | ||
4 | 本社有关统计报表、大事记 | 永久 | ||
一级 类目 | 二级类目 | 归 档 范 围 | 保管 期限 | |
|
| 5 | 本社管理工作中形成的有关材料 | 10 年 |
6 | 本社资质方面材料 | 永久 | ||
7 | 本社发展变更工作材料 | 永久 | ||
8 | 本社参加优秀栏目等的有关材料 | 永久 | ||
9 | 本社参与全国多种排名材料 | 永久 | ||
10 | 党支部工作计划、总结、报告、主题党日和组织生活会记录等 | 10 年 | ||
| 2）出版物项目（江汉大学学报、江汉学术、学语文报） |
| ||
11 | 正稿、正刊 | 永久 | ||
12 | 原稿（含照片、手迹原稿）或复印件（退还作者后有原稿签收单） | 永久 | ||
13 | 出版请示和批复 | 永久 | ||
14 | 编辑出版合同、协议书 | 永久 | ||
15 | 各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件 | 30 年 | ||
16 | 封面设计图样及文字说明 | 永久 | ||
17 | 出版通知单、书刊、音像出版物样品 | 永久 | ||
18 | 出版发行记录，发稿后的变动情况，稿酬、版税通知单 | 永久 | ||
19 | 编辑部有关奖惩方面的决定、通知及报送材料 | 永久 | ||
20 | 有参考价值的读者来信、重要评论 | 10 年 | ||
21 | 再版修改意见 | 10 年 | ||
22 | 出版年审的通知、结论 | 10 年 | ||
23 | 统计报表、大事记 | 永久 | ||
江汉大 学报 CB52 |
1 | 校报管理工作材料 1）重要的 2）一般的 |
永久 30 或 10 年 | |
2 | 《江汉大学报》正稿、重要手稿 | 永久 | ||
地方高 等教育 与评估CB59 | 1 | 《地方高等教育与评估》编辑部管理材料 | 永久 | |
2 |
《地方高等教育与评估》正刊、重要手稿 |
永久 | ||
武汉诗词 CB61 |
1 | 武汉诗词管理工作材料 1）重要的 2）一般的 |
永久 30 或 10 年 | |
2 | 《武汉诗词》正稿、重要手稿 | 永久 | ||
国际交 流与合作处 | 1 | 上级对本校外事工作的批示、通知等 | 永久 | |
2 | 本处工作计划、总结、规章制度等 | 永久 | ||
3 | 本校外事工作年度统计表、大事记 | 永久 | ||
一级 类目 | 二级类目 | 归 档 范 围 | 保管 期限 | |
| WS53 | 4 | 本校教职工出国因公考察、访问、讲学、进修、留学、出席国际活动等邀请函、出国审批手续，考察报告及报送材料 | 永久 |
5 | 本校教职工出国因私出国审批手续及相关材料 | 永久 | ||
6 | 接待外籍教师、专家、学者及友好人士来校参观、访问、讲学、洽谈有关工作的计划、安排、总结、报告、登记薄、会议记录、纪要等 |
永久 | ||
7 | 外籍教师来校批件、请示、管理规定、合同、个人资料及报送材料等 | 永久 | ||
8 | 本校与国外建立校际交流的意向、合同、协议 | 永久 | ||
9 | 本校与国外进行科技、文化交流的文件材料 | 永久 | ||
10 | 本校授予外籍人士名誉称号的证书复印件等 | 永久 | ||
11 | 校际交流双方互赠礼品、纪念品的清单 | 永久 | ||
12 | 本校外事短期来访的安排、会议记录 | 永久 | ||
13 | 本校外事工作重要往来的函件 | 永久或30年 | ||
14 | 本校外事对外宣传工作方面的材料 | 30 年或 10 年 | ||
15 | 党支部工作计划、总结、报告、主题党日和组织生活会记录等 | 10 年 | ||
财务处CK54 | 1 | 上级有关财务会计、资产管理工作的批示、通知等 | 永久 | |
2 | 本校教育事业经费预算的请示、上级下达计划及执行情况 | 永久 | ||
3 | 本校财务工作计划、报告、总结 | 永久 | ||
4 | 本校财务规章制度 | 永久 | ||
5 | 学校年度综合财务计划 | 永久 | ||
6 | 本校财务部门召开的重要专业工作会议材料 | 30 年 | ||
7 | 配合学校有关部门财务检查等的材料 | 永久或 10年 | ||
8 | 学校基金管理、奖金发放的办法、规定 | 永久 | ||
9 | 关于开展税收、物价、财务工作检查的文件材料 | 10 年 | ||
10 | 学校固定资产清册 | 永久 | ||
11 | 学校的综合统计工作的通知、统计表 | 永久 | ||
12 | 本校会计移交清册 | 30 年 | ||
13 | 本校会计档案销毁清册 | 永久 | ||
14 | 本校会计档案鉴定意见书 | 永久 | ||
15 | 本处获奖惩方面的决定、通知及报送材料 | 永久 | ||
16 | 资产经营有限公司统计报表等 | 永久 | ||
17 | 党支部工作计划、总结、报告、主题党日和组织生活会记录等 | 10 年 | ||
|
| 各学院管理工作材料 | ||
一级 类目 | 二级类目 | 归 档 范 围 | 保管 期限 | |
| 各学院（部） | 1 | 各基层党委（总支）、各学院工作规划 | 永久 |
2 | 各基层党委（总支）、各学院工作计划、总结、报告 | 永久 | ||
3 | 各基层党委（总支）、各学院会议记录、纪要 | 永久 | ||
4 | 各基层党委（总支）、各学院工作大事记 | 永久 | ||
5 | 各基层党委（总支）、各学院管理工作规章制度 | 永久 | ||
6 | 各基层党委（总支）、各学院领导的重要讲话、汇报材料 | 30 年 | ||
7 | 党支部工作材料 | 10 年 | ||
8 | 学院接受各类检查、评估、评比的自评报告、自评依据、支撑材料的目录 | 30 年 | ||
9 | 学院、系机构设置、干部任免的决定、请示等 | 永久 | ||
10 | 学院主办或承办重要会议、活动等的有关材料 | 永久或 10年 | ||
11 | 学院举行重大活动的有关材料 | 30 年 | ||
12 | 学院有关学风建设的规章制度、措施及效果的有关材料 | 10 年 | ||
13 | 学院团委、学生会组织序列及学生干部名单 | 永久 | ||
14 | 学院奖惩方面的决定、通知及报送材料 | 永久 | ||
15 | 学院业余党校的计划、安排、学员名单、学生新党员名单 | 永久 | ||
16 | 学生党员组织关系介绍信及存根 | 永久 | ||
17 | 学院有关毕业生分配工作的计划、通知、总结等 | 永久 | ||
18 | 学院有关毕业生就业去向名册 | 永久 | ||
19 | 学院科研、教研计划、安排、总结等 | 30 年 | ||
20 | 学院教学管理工作材料 | 10 年 | ||
21 | 学院管理办公室、系、教研室工作计划、总结、报告、简报、动态、统计数据等 | 10 年 | ||
22 | 学生党员发展管理工作材料 | 30 年 | ||
23 | 学院教代会材料 5）重要的 6）一般的 |
永久 10 年 | ||
| 部分学院其他工作活动中形成的文件材料 | |||
| 1）人文学院 | |||
24 | 上级有关语委工作的批示、规定、通知等 | 30 年 | ||
25 | 语委工作计划、总结、报告、规章制度等 | 永久 | ||
26 | 语委工作大事记 | 永久 | ||
27 | 有关获奖惩方面的决定、通知和报送材料 | 永久 | ||
28 | 学生普通话考试成绩总表 | 永久 | ||
29 | 2）美术学院 | |||
30 | 收藏作品管理制度 | 30 年 | ||
一级 类目 | 二级类目 | 归 档 范 围 | 保管 期限 | |
|
| 31 | 收藏作品收集、登记、保管、价值价格、移交等材料 | 永久 |
32 | 3）体育学院 |
| ||
33 | 本院参加各种比赛的秩序册、参赛结果等 | 永久 | ||
34 | 上级有关女子足球俱乐部、赛车学院工作批示、通知等 | 30 年 | ||
35 | 上级领导视察女子足球俱乐部、赛车学院工作的题词、讲话等材料 | 30 年 | ||
36 | 女子足球俱乐部、赛车学院工作计划、总结、规章制度、大事记 | 永久 | ||
37 | 有关女子足球俱乐部、赛车学院机构、编制、人员名单、人员异动情况 | 永久 | ||
38 | 女子足球俱乐部、赛车学院其他管理材料 | 30 或 10年 | ||
继续教育学院（市民大学）12 | 1 | 各类非学历教育（含市民大学）通知、名册、成绩、简讯、决定、决议、协议等材料 | 永久 | |
2 | 成人教育、自学考试等合作、协作办学材料 | 永久 | ||
3 | 成人教育管理材料 1）重要的 2）一般的 |
永久 30 或 10 年 | ||
4 | 自学考试管理材料 1）重要的 2）一般的 |
永久 30 或 10 年 | ||
国际教 育学院 64 | 1 | 上级有关国际教育管理工作的批示、通知等 | 永久 | |
2 | 本学院有关各项管理工作材料 | 永久 | ||
3 | 本学院工作规划、统计报表、大事记 | 永久 | ||
4 | 本学院工作计划、总结 | 永久 | ||
5 | 留学生来校批件、请示、管理规定、教学计划、学籍管理、留学生名册 | 永久 | ||
6 | 留学生来校短期培训计划、安排、课程表、成绩单、毕业去向等材料 | 永久 | ||
7 |
有关学院工作的其他材料 | 永久 30 或 10 年 | ||
科技KJ |
|
| 1）科研准备阶段的文件材料 | |
1 | 开题报告、课题论证材料 | 30 年 | ||
2 | 任务书、委托任务书、合同、协议 | 永久 | ||
3 | 课题研究计划及执行情况 | 10 年 | ||
4 | 课题投资和经费预决算 | 10 年 | ||
| 2）科研实验阶段的文件材料 | |||
一级 类目 | 二级类目 | 归 档 范 围 | 保管 期限 | |
科技KJ |
科学研究处、 武汉研究院、 湖北（武汉）爆炸与爆破技术研究院、 各科研院所、各学院（部） KY | 5 | 实验、测试、观测、调查、考察等各种载体的重要原始记录（含关键配方、工艺流程及综合材料） | 永久 |
6 | 实验报告、计算材料、计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果等） | 永久 | ||
7 | 设计文件、图纸及说明材料 | 永久 | ||
8 | 关键工艺文件 | 永久 | ||
9 | 本阶段产生的各种声像材料 | 永久 | ||
10 | 样品、标本等实物目录 | 永久 | ||
11 | 本阶段工作报告、小结 | 30 年 | ||
12 | 重要往来技术文件 | 30 年 | ||
| 3）总结鉴定阶段的文件材料 | |||
13 | 研究工作报告、总结 | 永久 | ||
14 | 论文专著 | 永久 | ||
15 | 工艺技术、技术诀窍报告 | 永久 | ||
16 | 专家评审意见及鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见、鉴定证书） | 永久 | ||
17 | 推广应用意见 | 30 年 | ||
18 | 课题工作总结 | 30 年 | ||
| 4）申报奖励阶段的文件材料 | |||
19 | 科研成果登记表、报告表 | 永久 | ||
20 | 科研成果奖励申报与审批材料 | 永久 | ||
21 | 科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或复印件 | 永久 | ||
22 | 推广应用的经济效益和社会效益证明材料 | 永久 | ||
23 | 专利申请的有关文件材料及证书原件或复印件 | 永久 | ||
| 5）推广应用阶段的文件材料 | |||
24 | 技术转让合同、协议书 | 永久 | ||
25 | 生产定型鉴定材料 | 永久 | ||
26 | 推广应用方案、实施情况及工作总结 | 30 年 | ||
27 | 扩大试生产的设计文件、工艺文件 | 30 年 | ||
28 | 学术交流材料 | 30 年 | ||
29 | 成果宣传报导材料及用户反馈意见 | 10 年 | ||
设备与实验室管理处SB48 |
1 | 本校仪器、设备购置计划、合同、协议书等 1）10 万元以上（单台件或必须配套使用的套件） 2）10 万元以下 |
与设备共存 与设备共存 | |
2 | 设备申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等） | 30 年 | ||
一级 类目 | 二级类目 | 归 档 范 围 | 保管 期限 | |
|
| 3 | 上级或主管领导批复和准购批示 | 30 年 |
4 | 设备定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等 | 30 年 | ||
5 | 设备过程中有关的技术商务文件 | 30 年 | ||
6 | 设备开箱记录及装箱单 | 30 年 | ||
7 | 设备安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单 | 30 年 | ||
8 | 验收报告及文件材料 | 30 年 | ||
9 | 索赔来往函件及结果文件 | 30 年 | ||
10 | 本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复 | 30 年 | ||
11 | 设备说明书及全套随机文件 | 与设备共存 | ||
12 | 设备使用、检修、故障事故记录（设备履历书） | 与设备共存 | ||
13 | 重大事故的调查分析及处理意见 | 与设备共存 | ||
14 | 设备技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 | 与设备共存 | ||
校园建设处JJ | 1 | 上级对本校基建工作的有关批示、通知等 | 永久 | |
2 | 本校校园建设总体规划、设计总平面图 | 永久 | ||
3 | 本校地下给、排水、供气、通讯及网络线路等管道分布图 | 永久 | ||
4 | 本校有关土地管理、使用工作的材料 | 永久 | ||
5 | 本处工作计划、总结、报告、规章制度等 | 永久 | ||
6 | 基建工作统计报表、大事记 | 永久 | ||
7 | 基建工程财务预、决算 | 永久 | ||
8 | 本处有关获奖惩方面的决定、通知及报送材料 | 永久 | ||
9 | 本校房地产、道路、家俱及行政、后勤方面等固定资产的现有及销毁总帐目 | 永久 | ||
10 | 校园绿化、美化规划的文件材料 | 永久 | ||
11 | 本校关于校区管理的材料 1）重要的 2）一般的 |
永久 30 或 10 年 | ||
12 | 党支部工作材料 | 10 年 | ||
| 工程项目 | |||
| 1）可行性研究报告 | |||
13 | 项目建议书及上级批复 | 永久 | ||
14 | 可行性研究报告 | 永久 | ||
15 | 项目评估 | 永久 | ||
一级 类目 | 二级类目 | 归 档 范 围 | 保管 期限 | |
科技KJ |
校园建设处JJ | 16 | 环境预测、调查报告 | 永久 |
17 | 设计任务书及计划任务书 | 永久 | ||
| 2）设计基础文件 | |||
18 | 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明 | 永久 | ||
19 | 地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录 | 永久 | ||
20 | 水文、气象、地震等其他设计基础材料 | 永久 | ||
| 3）设计文件 | |||
21 | 初步设计 | 永久 | ||
22 | 技术设计 | 永久 | ||
23 | 施工图设计 | 30 年 | ||
24 | 技术秘密材料、专利文件 | 永久 | ||
25 | 设计计算书 | 30 年 | ||
26 | 关键技术实验 | 永久 | ||
27 | 总体规划设计 | 永久 | ||
28 | 设计评价、鉴定及审批 | 永久 | ||
| 4）桩基资料 | |||
29 | 工程承包合同 | 永久 | ||
30 | 基础工程施工许可证预算、决算归“工程三算”内） | 永久 | ||
31 | 开工报告 | 永久 | ||
32 | 图纸会审记录 | 永久 | ||
33 | 设计变更通知单 | 永久 | ||
34 | 测量定位成果复查记录 | 永久 | ||
35 | 桩基放线图 | 永久 | ||
36 | 质量事故处理通知单 | 永久 | ||
37 | 砼施工日记 | 永久 | ||
38 | 桩施工记录及汇总表 | 永久 | ||
39 | 施工组织设计方案及技术交底 | 永久 | ||
40 | 钢材、焊接、水泥出厂合格证及试验报告 | 永久 | ||
41 | 构件出厂合格证及试验报告 | 永久 | ||
42 | 砼、砂浆试块试验报告 | 永久 | ||
43 | 砼用碎石、卵石试验报告 | 永久 | ||
44 | 砼、砂浆配合比通知单 | 永久 | ||
45 | 试桩报告 | 永久 | ||
46 | 隐蔽工程验收记录 | 永久 | ||
47 | 桩工艺试验报告 | 永久 | ||
一级 类目 | 二级类目 | 归 档 范 围 | 保管 期限 | |
|
| 48 | 桩基检测报告 | 永久 |
49 | 桩基动测检验报告 | 永久 | ||
|
| 50 | 单桩静载试验报告 | 永久 |
科技KJ |
校园建设处JJ | 51 | 静压桩机没压系统精密检查报告及记录 | 永久 |
52 | 工程竣工报告 | 永久 | ||
53 | 工程竣工会议记录 | 永久 | ||
54 | 单位工程竣工验收证明书 | 永久 | ||
55 | 单位工程质量综合评定表 | 永久 | ||
56 | 单位工程保证资料检查表 | 永久 | ||
57 | 分部工程及分项工程质量评定表 | 永久 | ||
58 | 基础桩竣工平面图 | 永久 | ||
59 | 桩身大样图 | 永久 | ||
| 5）工程管理文件 | |||
60 | 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 | 永久 | ||
61 | 承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 | 永久 | ||
62 | 施工执照 | 永久 | ||
63 | 环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书 | 永久 | ||
64 | 产权证书 | 永久 | ||
| 6）施工文件 | |||
| 6.1 土地施工文件 | |||
65 | 开工报告、工程设计要求、技术交流、图纸会审纪要 | 10 年 | ||
66 | 施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺 | 30 年 | ||
67 | 原材料及构件出厂证明、质量鉴定 | 30 年 | ||
68 | 建筑材料试验报告 | 30 年 | ||
69 | 设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批 | 永久 | ||
70 | 土建施工定位测量地质勘察 | 永久 | ||
71 | 土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图 | 永久 | ||
72 | 隐蔽工程验收记录 | 永久 | ||
73 | 工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 | 永久 | ||
74 | 分项、分单位工程抽量检查、评定 | 30 年 | ||
75 | 交工验收记录证明 | 30 年 | ||
76 | 竣工报告、竣工验收报告 | 永久 | ||
| 6.2 设备及管线安装施工文件 | |||
77 | 开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 | 10 年 | ||
78 | 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 | 30 年 | ||
79 | 焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 | 30 年 | ||
一级 类目 | 二级类目 | 归 档 范 围 | 保管 期限 | |
|
| 80 | 隐蔽工程检查验收记录 | 30 年 |
81 | 强度、密闭性试验报告 | 30 年 | ||
82 | 设备调试记录 | 30 年 | ||
83 | 施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 | 30 年 | ||
84 | 系统调试、实验记录 | 30 年 | ||
85 | 管线清洗、通水、清毒记录 | 10 年 | ||
校园建设处JJ | 86 | 管线标高位置，坡度测量记录 | 30 年 | |
87 | 中间交工验收记录证明，工程质量评定 | 30 年 | ||
88 | 竣工报告、竣工验收报告 | 30 年 | ||
| 6.3 电气、仪表安装施工文件 | |||
89 | 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 | 10 年 | ||
90 | 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 | 30 年 | ||
91 | 调试、整定记录 | 30 年 | ||
92 | 性能测试和校核 | 30 年 | ||
93 | 施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 | 30 年 | ||
94 | 操作、联动试验 | 30 年 | ||
95 | 电气装置交接记录 | 30 年 | ||
96 | 中间交工验收记录，工程质量评定 | 30 年 | ||
97 | 竣工报告、竣工验收报告 | 30 年 | ||
| 7）竣工验收文件 | |||
98 | 竣工验收报告 | 永久 | ||
99 | 全部竣工图纸 | 永久 | ||
10 0 | 质量评定材料 | 永久 | ||
10 1 | 工程现场声像材料 | 永久 | ||
10 2 | 竣工验收会议决议文件 | 永久 | ||
| 8）生产技术准备、试生产 | |||
10 3 | 技术准备计划 | 10 年 | ||
10 4 | 试生产管理、技术责任制 | 10 年 | ||
10 5 | 试车方案、产品技术参数、性能、图纸 | 10 年 | ||
10 6 | 设备试车、验收、运转、维修记录 | 10 年 | ||
一级 类目 | 二级类目 | 归 档 范 围 | 保管 期限 | |
|
| 10 7 | 安全操作规程、事故分析报告 | 10 年 |
10 8 | 技术培训材料 | 10 年 | ||
10 9 | 工业卫生、劳动保护材料 | 30 年 | ||
会计C | 凭证 Cp | 1 | 行政单位和事业单位的各种会计凭证。包括：原始凭证、记账凭证和传票汇总表 | 30 年 |
账簿Cz | 1 | 日记账 | 30 年 | |
2 | 总账 | 30 年 | ||
3 | 明细分类、分户账或登记簿 | 30 年 | ||
4 | 行政单位和事业单位固定资产卡片（固定资产报废清理后保管 5 年） |
| ||
财务报告 Cb | 1 | 部门财务报告（所属单位报送的保管 2 年） | 永久 | |
2 | 部门决算（所属单位报送的保管 2 年） | 永久 | ||
3 | 行政单位和事业单位会计月、季度报表（所属单位报送的保管 2 年） | 10 年 | ||
其他Cq | 1 | 银行存款余额调节表 | 10 年 | |
2 | 银行对账单 | 10 年 | ||
3 | 会计档案移交清册 | 30 年 | ||
4 | 工资清册及附件 | 永久 | ||
5 | 会计档案保管清册 | 永久 | ||
6 | 会计档案销毁清册 | 永久 | ||
7 | 会计档案鉴定意见书 | 永久 | ||
8 | 银行存款余额调节表 | 10 年 | ||
专业ZY | 学籍 XJ | 1 | 录取新生名册、毕业生名册，学籍表、学籍异动、学生信息变更、毕业答辩材料、学位材料、奖惩记录等 | 永久 |
学生 XS | 1 | 学生登记表、毕业生登记表 | 永久 | |
声像SX |
照片ZP |
| 照片（说明项目：内容、时间、地点、人物和制作者） | |
1 | 党政工作：1）本校各类重大会议、重大活动 2）党和国家领导人、省、市领导、社会名流来校视察活动 3）民主党派、港澳同胞、归侨的重要活动的照片 |
永久 | ||
2 | 教学工作：1）开学典礼 2）知名教授、专家、学者讲学、授课 3）学科竞赛及颁奖大会 4）学生听课 5）论文答辩、实验 6）师生实习、考察、社会实践 7）军训 8）评选优秀教学质量奖、优秀教材及颁奖大会的照片 |
永久 | ||
3 | 科研工作：1）反映本校重点、大型科研课题评审鉴定 2）重点科研项目关键阶段 3）科研成果颁奖仪式 4）大型学术性会议、科研报告会的照片 |
永久 | ||
一级 类目 | 二级类目 | 归 档 范 围 | 保管 期限 | |
|
|
4 | 外事工作：1）外国领导人、友好人士、各种代表团来校参观访问 2）外籍教师、学生、工作人员在校学习、生活、工作 3）国际交往活动中的照片 |
永久 |
5 | 文体活动：1）历届校级运动会 2）本校参加市级以上运动会 3）参加校内外文娱调演、艺术节、书法绘画展等的照片 | 永久 | ||
6 | 其他：校园历史记录、基本风貌及重要建筑物的照片 | 永久 | ||
录音 LY | 1 | 录音带、磁盘、光盘等（说明项目： 内容、时间、地点、人物和制作者）（归档范围与照片相同） | 永久 | |
录像 LX | 1 | 幻灯片、影视胶片、缩微胶片、录像带、磁盘、光盘等（说明项目：内容、时间、地点、人物和制作者）（归档范围与照片相同） | 永久 | |
电子信息XX | 业务数 据 SJ | 1 | 本级机关在履职过程中通过业务系统形成的业务数据库 | 永久 |
公务电 子邮件YJ |
1 |
本级机关公务活动产生的并经由电子邮件系统传输的公务电子邮件 |
永久 | |
网页信息 WY | 1 | 本级机关网站（含内网）发布的网页 | 永久 | |
2 | 本级机关采集的其他网站发布的反映本机关职能工作的网页 | 永久 | ||
社交媒 体 MT | 1 | 本级机关通过微信、微博等社交媒体平台发布的信息 | 永久 | |
实物SW | 印章 YZ | 1 | 本校及校各部门正式启用后废止的印章 | 永久 |
题词 （字画） TC |
1 |
上级领导来校视察、检查工作时的题字、题画 |
永久 | |
奖品 JP | 1 | 本校及校各部门教职工各种活动中荣获校外各级各类奖旗、奖状、奖杯、奖牌、荣誉证书（本校颁发的各部门自存，下同） | 永久 | |
礼品 LP | 1 | 本校与外交往礼品 | 永久 | |
其他QT | 1 | 本校及各部门办理的各种证、照（含许可证、代码证、执照） | 永久 | |
2 | 本校在产、学、研活动中形成的产品样机、样品 | 永久 | ||
3 | 沙盘 | 永久 | ||
4 | 学校著名人物使用过的实物 | 永久 | ||
5 | 其他对本校有历史纪念意义和查考利用价值的实物 | 永久 | ||
备注：
1.机构代码变动说明
（1）因机构调整，部门机构代码暂停使用：06 机电与建筑工程学院、07 物理与信息工程学院、08 数学与计算机科学学院、11 高等职业技术学院、15 融智学院/文理学院、16 卫生职业技术学院、17 实验师范学院、20 高尔夫学院、65 护理与医学技术学院、DQ28 机关党委、XZ33 产业管理处、XZ38 女子足球俱乐部、XZ39 汉口校区管理委员会、XZ40 电教中心、XZ55 语委、KY46 高等教育研究所、CB51 学语文报、CB60 延安精神研究、CB62 武汉汽车、KY68 武汉生物医学研究院、 KY67 交叉学科研究院、KY70 环境与健康研究院，KY83 湖北省校企共建起重安全智控研发中心、 KY90 湖北省健康代糖产品企校联合创新中心、KY91 湖北省环保型汽车油管智能制造企校联合创新中心、KY92 湖北省引智创新示范基地 (柔性光电材料与技术学科创新引智基地）、KY93 湖北省气体净化企校联合创新中心。JJ47 调整为 JJ，47 机构代码暂停使用。
（2）因机构调整，新增机构代码：87 数字建造与爆破工程学院、88 光电材料与技术学院、 XZ95 规划与学科处、XZ96 校医院、KY80 湖北（武汉）爆炸与爆破技术研究院省部共建精细爆破国家重点实验室
（3）环境与健康学院延用原化学与环境工程学院的代码 09，医学部延用原医学院代码 10，研究生院延用原研究生处的代码 JX43，网络与数字化建设办公室延用原网络信息服务中心的代码XZ49，农业农村部华中生物 DNA 指纹鉴定公共研发中心延用原系统生物学研究院 KY69。
2.归档单位说明
学籍档案归档单位为研究生院、教务处、继续教育学院、国际教育学院；学生档案归档单位为各学院（部）；会计档案的归档单位为财务处；声像档案、电子信息、实物档案的归档单位为学校各学院（部）、各部门、各单位。
江汉大学学校办公室 | 2023 年 11 月 13 日印发 |