江汉大学学校办公室 关于印发《江汉大学档案管理实施办法》 的通知

江汉大学档案管理实施办法

第一章  总  则

第一条  为了加强档案管理，规范档案收集、整理工作，有效地保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，适应国家治理体系和治理能力现代化，促进学校档案工作更好地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》《湖北省档案管理条例》和《武汉市档案管理条例》，结合本校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称档案是指学校在教学、科研、管理和活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  坚持中国共产党对档案工作的领导。学校档案工作是学校工作的重要组成部分，是办好学校的重要基础工作之一，也是评估和衡量学校整体水平的一个重要标志。学校及各学院（部）、各部门、各单位要将档案工作纳入发展规划和预算，确保档案工作与高等教育发展相适应。

第四条  学校档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于利用。

第五条  学校各级组织机构、个人都有保护档案的义务，享有依法利用档案的权利。

第六条  学校积极鼓励和支持档案科学研究，加强档案宣传教育，增强全员档案意识。

第七条  学校鼓励社会力量参与和支持档案事业的发展。

第二章  管理体制与机构职责

第八条  学校档案工作接受上级档案主管部门的监督与指导。

第九条  学校设立以分管档案工作的校领导为组长的档案工作委员会。旨在加强对全校档案工作的统筹规划，组织协调，研究档案工作中的重大问题；监督、指导和协调学校档案工作的顺利开展。

第十条  学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。

其主要职责是：

（一）负责制定全校档案工作规划和档案工作的规章制度，并组织实施；利用现代先进技术， 逐步实现档案管理现代化。

（二） 负责全校档案业务工作的监督、指导、检查；负责全校及档案工作人员的业务培训；承担档案宣传工作和档案利用者的教育活动；

（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料；

（四）负责档案资料的查询和利用工作，编辑档案参考资料，开发档案信息资源，开展档案信息化建设；

（五）加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。做好涉及国家秘密档案资料的管理和利用；

（六）加强代管档案的管理，发挥代管档案的作用。

（七）加强档案馆网站宣传和管理工作；加强档案信息交流，开展档案学术研究和交流活动；

（八）完成上级有关部门和学校领导交办的其他工作；

第十一条  在个别专业性较强的学院、部门和单位设档案室。档案室在业务上接受档案馆的监督、指导和检查，行政上由所在部门主管。

第十二条  各学院（部）、各部门、各单位必须加强对档案工作的领导，确定一名负责人分管本单位的档案工作，并配备一名专（兼）职档案员。各档案室配备一名专（兼）职档案员。专（兼）档案人员负责本单位档案材料的收集、整理、立卷归档和移交等工作。

第十三条  学校专（兼）职档案工作人员应认真执行党和国家法律法规及学校档案工作管理制度，爱岗敬业，忠于职守，具备一定的档案专业知识、科学文化知识和现代化管理技能。

第三章  经费、库房和设备

第十四条  档案馆所需经费应列入学校年度经费预算，单独立项，专款专用。档案馆对用于保存归档文件所需的装具、软硬件设施设备在经费中给予支持。各单位为专（兼）职档案人员提供必要的工作条件，保证档案工作的顺利进行。

第十五条  学校为档案馆提供专用的、适应档案现代化管理要求、具有发展空间的档案库房。库房应具有防盗、防火、防霉、防尘、防虫、防鼠、防光和防高温（简称“ 八防” ）等设施。

第十六条  设立档案室的学院、部门或单位应提供与之相适应的档案用房。未设档案室的学院、部门和单位应尽量提供保障档案工作安全的环境条件。

第十七条  学校根据工作需要有计划地为档案馆配置适应信息化管理的设备。各学院（部）、各部门和各单位有立卷归档要求的应配专柜保管档案。

第十八条  学校档案馆建立健全计算机档案管理网络系统，实现档案管理现代化，同学校各项管理现代化同步发展。

第四章  文件材料的归档、移交和接收

第十九条  学校实行文件材料形成部门和课题（项目）组立卷归档制度。

第二十条  电子档案与传统纸质档案具有同等效力。电子档案应当来源可靠，程序规范，要素合范。电子档案管理办法应遵照国家有关办法执行。

第二十一条  各部门应把文件材料的形成、积累、立卷、归档工作列入教学、科研、管理人员的职责范围，做到教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第二十二条  各部门应归档的文件材料由文件材料形成者配合部门专（兼）职档案人员按文件材料的自然形成规律，加以系统整理，组成案卷或按件归档，编写页码、卷（件） 号，录入档案系统，形成案卷、卷内或归档目录，并在档案馆监督、指导进行信息化处理和委托服务工作。能够实行在线归档的电子文件，建立与档案管理系统的有效联接，并打印出带有电子归档章、页码的纸质文件，形成电子档案，可与纸质档案同步归档。经检查、

装订、签字后按时向档案馆移交。档案馆负责各部门立卷的业务监督、指导、质量验收及相关工作。

第二十三条  归档范围

（一）党群、行政档案是本校在党群、行政管理活动中形成的多种载体的文件材料，特别是全局性、综合性领导决策、管理、指导类的文件材料。上级针对学校的指令性、指导性需贯彻执行的文件。其他单位的往来函件。

（二）教学档案是本校在教学管理和教学实践各个环节中形成的多种载体的文件材料。

（三）科研档案是本校科研管理和科研项目（课题）研究过程中形成的多种载体的文件材料。本校承担的科研项目（课题）主要是在科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等各个阶段形成的多种载体材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

（四）产品生产与科技开发档案是本校各经济实体的申办报告、审批材料、业务往来合同、经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的多种载体材料，特别是全套设计、工艺图纸、关键性的材料。

（五）基建档案是本校基本建设项目中各个阶段形成的多种载体材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸及相关文字材料。

（六） 设备档案是本校精密仪器、贵重设备（价值 10 万元及以上）及一般设备（价值10 万元以下）在其申请购置、验收、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中形成的多种载体材料。

（七）出版档案是本校在编辑出版刊物等活动中形成的多种载体材料。

（八）外事档案是本校在涉外活动中形成的多种载体材料。

（九）财会档案是本校在财务管理和会计活动中形成的具有保存价值的文件材料。

（十）照片档案是本校重大活动中直接形成的以照片方式记录的特殊载体材料，特别注意其特殊载体原始资料的保护和保存。

（十一）录音档案是本校重大活动中直接形成的以声音方式记录的特殊载体材料，特别注意其特殊载体原始资料的保护和保存。

（十二）录像档案是本校重大活动中直接形成的以影像等方式记录的特殊载体材料，特别注意其特殊载体原始资料的保护和保存。

（十三）业务数据是本级机关在履职过程中通过业务系统形成的业务数据库。

（十四）公务电子邮件是本级机关公务活动产生的并经由电子邮件系统传输的公务电子邮件。

（十五） 网页信息是本级机关网站（含内网） 发布的网页和本级机关采集的其他网站发布的反映本机关职能工作的网页。

（十六）社交媒体是本级机关通过微信、微博等社交媒体平台发布的信息。

（十七）实物档案是本校各项活动中形成的以物质实体为载体的材料。

第二十四条  国家规定不得归档的材料， 禁止擅自归档。

第二十五条  学校对科研成果、产品规划与试制、基建工程、设备开箱等进行鉴定、验收时，必须有档案专（兼）职人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予鉴定验收，不予上报成果。

第二十六条  归档时间

（一）学校党政部门和按自然年度归档的部门，应在次年 6月底前归档；

（二）各教学部门和按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档；

（三）科研部门应在项目完成通过鉴定、验收后两个月内归档；

（四）基建部门应在项目完成验收、备案后两个月内归档。

（五）设备部门应在设备验收完毕投入使用后两个月内归档，引进设备为索赔期满后两个月内归档。

第二十七条  归档要求

同一类的归档文件材料应格式一致，书写工整、装订整齐，字迹、图像清晰，符合规范的要求。禁止使用彩色笔、铅笔等不利于长期保存的文字材料及载体，必要时需复制后保存。原则上归档的文件材料要求原件。

第二十八条  接收档案必须办理交接手续，填写档案移交清单。移交内容包括归档部门、案卷（归档）数量、移交时间等，交接双方审核签名（盖章）后，方可交接。

第二十九条  个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料，必须按照规定向个人所在部门移交原始材料，由部门立卷归档人员统一归档，向学校档案部门移交。文件材料实行集中管理，任何个人不得据为已有。

第五章  档案管理

第三十条  学校档案馆制定统一的《江汉大学档案实体分类实施细则》及相关档案管理制度，编制各类检索工具，做到分类合理，整理科学， 保管安全，管理手段先进。

第三十一条  学校档案馆对全校各类档案进行分类，划分保管期限，科学排列上架，实行科学化、规范化、标准化管理。

第三十二条  学校档案馆应对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应征得有关部门同意，进行档案价值鉴定。需要调整保管期限的档案应及时予以调整。需要销毁的档案需登记造册，报经校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准的档案，不得任意销毁。

第三十三条  档案库房保证“ 八防” 措施的管理落实。库房标准温度为14°C—24°C，标准相对湿度为45%—60%。库房安全实行专人负责，以确保档案安全。

第三十四条  学校档案馆和各档案室应研究和改进档案保护技术，重视档案原件的保护。对已破损和字迹褪色的档案，及时修复和复制。学校应对档案保护提供必要条件。

第三十五条  学校档案馆和各档案室负责档案统计工作。对每年档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用、数字化、信息化等情况进行统计。

第三十六条  学校档案馆应按照有关规定，定期向所在的档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。

第六章  档案的利用和开放

第三十七条  学校档案馆应按照规定向全校和社会提供档案利用。单位或个人持有合法证明，在说明利用档案的目的和范围后，可查阅相关档案，并可以适当摘录和复制。档案利用涉及知识产权、个人信息的应当遵守有关法律、行政法规的规定。

第三十八条  学校档案馆应设立专门的阅览室，并提供相应的档案目录、全宗指南、档案馆指南以及计算机检索等检索工具。

第三十九条  档案馆应积极利用馆藏开展专题展览、公益讲座、媒体宣传等活动，开展爱国、爱校、爱岗教育，传承中华文化，增强文化自信，弘扬社会主义核心价值观。

第七章  考核、奖励与处罚

第四十条  学校档案馆接受档案业务主管部门的督促检查。依照法律、行政法规，在工作责任制，管理制度，库房设施、设备使用，人员管理，收集、整理、保管、利用， 信息化建设与信息安全，业务监督和指导等方面接受检查。

第四十一条  学校档案馆建立检查、考核和评估制度，明确档案工作人员的岗位职责，纳入学校绩效考核、学院评价范围。

第四十二条  学校对本单位存在的档案安全隐患及时采取补救措施，消除隐患。对档案违法调查予以配合。对档案违法行为，依国家法律法规办理。

第八章  附  则

第四十三条  本办法自印发之日起施行，由档案馆负责解释。原《江汉大学档案管理实施办法》（江办〔2020〕22 号） 同时废止。