（江校办〔2003〕5号）
为适应档案管理现代化的需要，实行我校文件材料形成部门归档制度，规范我校归档文件整理办法，根据国家档案局颁发的《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）、国家教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》及湖北省、武汉市档案局关于归档文件整理方法改革的有关规定，结合本校实际，制定本细则。
本细则主要适用于我校党群、行政、教学、外事、出版类档案的整理，科研、基建、设备等类档案的整理仍按《高等学校档案工作规范》中的原则方法整理。
一、文件材料的归档
（一）归档范围
学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成并经过办理完毕、对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像及实物（市级以上的奖品、印章、字画、重大活动、外事活动中接收的礼品）等不同载体的文件材料。
1．归档的主要内容和重点
主要内容包括党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像11大类文件材料。具体范围和重点详见《江汉大学档案实体分类实施细则》
2．不归档的文件材料范围
详见《江汉大学不归档文件材料的范围》
（二）归档分工
学校实行主办单位文件材料归档制度。
1．中共中央、国务院、国务院各部、委，省、市委、人民政府下达的文、电材料，综合性的，分别由党办、校办归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位归档。
2．以校党委、学校名义的发文，一般分别由党办、校办归档。
3．除党办、校办外、其他部门、单位以校党委、学校名义的发文，由主办单位归档。
4．以职能部门名义的发文，由职能部门归档。
5．党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，分别由党办、校办归档。职能部门以党委和学校的名义召开专门会议、各单位召开的国内外学术会议所形成的材料，由主办单位归档。
6．校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，分别由党办、校办归档；请示报告的原稿及批复、批转的复制件，由报文单位作为资料保存。
7．两个以上单位共同办理的文件，由主办单位归档，非主办单位作为资料保存。
8．各临时机构、撤销机构应于机构撤销前将尚未整理的文件材料及时归档，并将其全部档案移交档案馆保存，任何人不得带入其他单位。
9．学校领导、各学院（部）、各单位、各部门负责人代表学校参加校外上级主管部门召开的重要会议的发言稿，分别由党办、校办和各单位归档。
10．重要的人民来信来访及办复材料，由承办单位归档。
二、整理原则
归档文件应当遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，遵循便于保管和利用的原则。
三、质量要求
（一）归档文件应当齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
（二）整理归档的文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
四、整理方法程序及要求
（一）装订
1．归档文件应按件装订。“件”是归档文件整理的基本保管单位。
一般每份文件为一件。包括文件的正本、文件处理单或拟办单、发文稿头纸、签批条与定稿。
有下列情况之一的，应视为“组件”，可装订在一起：
（1）正文与附件；
（2）转发文与被转发文；
（3）原件与复制件；
（4）来文与复文（请示和批复）；
（5）各种报表、名册、图册、书刊，一册（本）作为一件；
（6）简报一期一件；
（7）重要文件（如法律、法规）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）应作两件。
2．装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，其他文字文本在后。
3．各学院（部）、各单位、各部门形成的永久、长期保管的档案必须去掉金属物，单份文件一律采用不锈钢书钉装订，较厚的报表、名册、图册采用三孔一线方式进行装订。短期保管的档案可保持原装订方式。对于已装订成册不便拆钉的刊物、书籍等，可不拆钉重装。
（二）分类
根据我校《档案实体分类实施细则》，将我校各学院（部）、各单位、各部门形成的归档文件材料分为14个大类。其标识为年度——类别?机构（代码）——保管期限。各单位、各部门采用的分类方法要前后保持一致，相对稳定。
1．区分年度：按文件的形成日期划分。一份文件有多个时间特征的，一律以文件的签发日期为准，跨年度的会议文件，归入闭幕年；跨年度的案件处理材料，归入结案年；组件日期的判定以排在前面的文件日期为准，没有日期的要根据文件内容及特征考证，并据此划分。
2．区分类别：各学院（部）、各单位、各部门将一年来形成的文件材料对照我校的《档案实体分类实施细则》，按类别、机构进行分类，将文件区分开。
3．区分保管期限。将归档的文件按永久、长期、短期三种保管期限分开。
（三）排列
归档文件的排列在同一保管期限内进行。同一年度、同一类别、同一保管期限的文件按事由结合时间、重要程度排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
短期保管的文件可直接按办理完毕、归档的时间顺序排列。
（四）编号
归档文件以分类方案和排列的顺序逐件编号。并以归档章的形式在归档文件上标明（见图1），归档章应盖于归档文件首页上端空白处。
归档章设置的必备项目包括全宗号、年度、类别?机构、保管期限、件号、页数。
1．全宗号：由档案馆编制代号。
2．年度：归档文件的形成年度，用四位阿拉伯数字标注出元纪年，如“2002”。
3．类别?机构：类别填写档案形成的分类代码，如“DQ”、“XZ”；机构填写形成或承担该文件的组织机构全称、规范简称或机构代码。
4．保管期限：填写归档文件的保管期限“永久、长期、短期”的简称“永、长、短”。
5．件号：编件号应在分类方案的最低一级类目内，按归档文件排列顺序从“1”开始标注。
同一年度、同一类别、同一机构永久和长期保管的档案从“1”开始逐件混编流水号，编号时永久集中在前，长期在后。短期保管的档案从“1”开始逐件编一个流水号。
6．页数：填写该份文件的总页数。
（五）编目
归档文件应依据分类方案和件号顺序逐件编制归档文件目录。
归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注七项（见图2），鉴于目录中不同条目的内容长度不同，占用的空间不同，其行距允许有所不同。
1．件 号：填写各学院（部）、各单位、各部门编制的件号。
2．责任者：填写文件的发文机关或署名者，填写全称或通用规范简称。
3．文 号：填写文件制发机关的发文字号。一般由机关代字、年度、顺序号组成。
4．题 名：填写文件标题。没有标题或标题不规范的，应根据文件内容重拟标题，并用方括号〔〕示之。
5．日 期：填写文件的形成时间。用8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2002年9月10日，标注为“20020910”。
6．页 数：归档文件必须编制页号，并将总页数填在此栏内。组件的页数，应是构成该件的各文件页数之和。
7．备 注：填写归档文件需要补充和说明的情况，如密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。
归档文件目录应单独装订成册，并编制封面。一般按一个类别一年装订一本，文件量少的类别也可按几个类别装订一本。
归档文件检索的标识依次为全宗号——年度——类别?机构（或代码）——保管期限——件号。
（六）装盒
1．装盒是将归档文件按件号顺序装入档案盒，填写备考表，编制档案盒封面及盒背项目等过程。档案盒由学校档案馆统一制作。
装盒的具体要求包括：
（1）不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；
（2）同一年度形成的短期保管的档案分别存放档案盒；
（3）不同类别、不同机构形成的归档文件不应放入同一档案盒。某些类别形成的文件量少，装不满一盒可通过使用不同厚度的档案盒来解决。
装盒应注意的问题：
（1）应视文件的多少选择厚度适宜的档案盒，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体；
（2）档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用，因此并不要求同一事由的归档文件必须装在一个档案盒内，只须按照排列顺序依次装盒；
2．档案盒封面项目只设置全宗名称。
档案盒脊背项目包括全宗号、年度、保管期限、类别?机构、起止件号、盒号等。
全宗号：由学校档案馆填写。
年 度：盒内文件形成年度。
保管期限：填写盒内文件所属保管期限。
类别?机构：填写分类方案中相应类别名、机构名（或代码）。
起止件号：填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“—”号连接，如“18—36”。
盒 号：指档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时由档案馆编制，档案形成部门不必填写。如有必要亦可用铅笔填写。
3．盒内备考表及填写
备考表置于盒内所有归档文件后，设置的栏目包括：盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图3）。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。
检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
日 期：填写归档文件整理完毕的日期。