为有效预防、及时控制和迅速消除突发事件对档案造成的危害，提高我校档案的安全保障和救灾能力，应对突发情况，确保馆藏档案安全，最大限度地减少各类灾害损失，根据上级档案行政管理部门的要求，结合本馆实际情况，制定本应急预案。
一、总则
（一）工作原则
1．档案优先原则。面临其他财产损失和档案安全的选择时，要把保障档案的安全作为灾害紧急处置的首要任务，在确保人员安全的前提下，最大限度地减少灾害对档案的损害和影响。
2．预防为主原则。把灾害预防作为档案安全工作的中心环节和主要任务，完善工作机制，强化安全管理，健全防范手段，建立安全预报机制，提高对各种灾害的紧急处置能力。
3．以人为本原则。档案馆库内应保持安全出口和疏散通道的畅通并设置标志，各类安全器材、安全设置要保持良好状态，发生灾情时，要组织好档案利用人员疏散。
4．分级管理原则。在校党委、校行政的统一领导下，按照“分级管理、按级负责”的原则，学校档案发生的灾害由校档案馆负责组织处置，档案专兼职人员按照各自职责，分工负责，有效开展应急处理工作。
（二）适用范围
我校档案发生火灾、水灾、雷击、雪灾、档案被毁、被盗或由于地震、战争等原因，造成或可能造成重要档案损毁、档案馆库房及其他保存学校档案的存址损坏、人员伤亡，造成一定社会影响的突发事件，适用于本预案。
二、启动条件
凡出现下列任何一种情况，启动本预案。
（一）学校档案发生特大火灾，造成档案库房、存址坍塌和人员伤亡、失踪、被困，需要多个部门配合救援的；档案馆、存址附近区域发生特大火灾，严重威胁档案安全，需要多个部门配合紧急转移档案的；
（二）档案馆及学校其他存址发生重大盗窃档案事件，造成严重社会影响的；
（三）发生破坏性地震，造成档案馆库房、存址坍塌和人员伤亡、失踪、被困，需要多个部门配合救援的；
（四）发生战争、社会对抗群体事件，严重威胁档案安全的；
（五）发生特大洪水，全市2个以上档案馆进水，造成档案库房、存址坍塌和人员伤亡、失踪、被困，急需组织力量紧急救援和转移档案的；
（六）直接危及档案安全的其他灾情。
三、组织指挥体系及职责
（一）重大灾害的协调机构
建立校档案灾害应急处置领导小组。领导小组在校党委、行政的领导和校应急管理办公室的指导下，负责全校档案的救灾组织管理和协调工作，指导各学院、各部门、各单位档案抢险救灾工作。
（二）职责任务
校档案灾害应急处置领导小组主要职责任务是：预案启动后，在上级有关领导指导下，统一调配救灾所需人力、物力、财力，并具体组织救灾管理、安置和保护工作。
四、应急保障
（一）人力资源保障
组织救灾队伍，积极开展自救。建立、健全与市公安局文保分局江大派出所、校保卫处等专业救援队伍的联动机制，依托专业救灾人员，培养和训练自救队伍，并对有关人员给予相关专业指导和支持。当灾害发生时，能够协助专业救灾部门开展自救互助，最大限度减少灾害损失，力保获救档案的完整与安全。
（二）资金保障
建立专项资金，重在抢救、保护。学校财务部门应安排档案抢救、保护年度资金预算，并列入每年档案事业发展经费。根据财力增长、物价因素等实际状况适时调整。档案抢救、保护资金重点用于档案抢救和保护工作。
（三）物资、设备保障
校档案馆建设符合档案馆建筑设计规范的要求，并设置有必要的安全防护设施，如烟火报警、CO2灭火、手提式灭火器等。除现有设施条件外，档案馆及其他保存学校档案存址还需配备防火、防水、去湿、去酸、消毒等必要的档案安全保护设备和耗材。必要时，还应统一调配救灾必需的车辆、通讯工具等相关设备，紧急转移档案所需的装具、紧急避险场所、临时保管档案所需的帐篷及简易房屋等设施设备。
（四）宣传、培训及演习
1．宣传
校档案馆应积极开展灾害应急预案、措施和常识等的宣传工作。校档案馆应在学校内及时公布灾害应急预案，并利用各种渠道广泛宣传档案突发事件预防避险、自救、互救方面常识以及不同种类突发事件的应急知识。
2．培训
校档案馆负责本校灾害应急处置技能培训的组织管理工作。不定期对档案人员开展安全警示教育，进行突发事件法律法规、应急程序、应急技术处理、人身安全、档案保护、受损档案抢救与修复以及各种灾害的预防、防灾物品和工具的使用等方面的专业知识和技能培训。
3．演习
校档案馆每年开展一至两次处置突发事件模拟综合演习，检验应急预案的可操作性，提高应急指挥系统、抢险系统、信息报告系统等各方面人员的快速反应和协同救灾能力。
五、应急响应与救助
（一）灾害预警、核定及报送
1．灾害预警。灾害预报部门发出灾情预警或档案馆工作人员发现灾情后，校档案馆应迅速按规程启动预案。
2．灾情核定及报送。校档案馆负责校内发生的重大突发性档案灾害的核定和报送工作。档案灾情发生时，校档案馆要迅速组织力量赶赴现场核实灾情，简要评估灾情，在1小时内向学校党委、行政和上级档案行政管理部门报告，并通报校内相关职能部门；灾情严重的，可同时越级上报。灾情报告的主要内容是：灾害发生的背景、时间、区域、影响范围，受害的严重程度和等级，档案信息损失情况，人员和其他财产损失情况，救灾工作情况及灾区存在的主要困难和问题等。在灾情稳定前，执行24小时灾情报告制度，与同级救灾机构保持不间断通讯联络，及时掌握灾情动态，并随时上报。灾情稳定后，校档案馆应组织力量，全面开展灾情核定工作，保证灾情数据的完整准确。实行档案灾情季度零报告制度，定期向学校党委、行政和上级档案行政管理部门报告学校内发生的重大突发性档案灾情。
（二）启动预案、求助及终止应急预案
1．江汉大学档案灾害应急预案启动标准
有下列情形之一的，启动本应急预案。
（1）档案馆及其他保存学校档案的存址发生特大火灾，造成档案库房、存址坍塌、重要档案被毁和人员伤亡，急需多个部门紧急救援的；档案馆及其他保存学校档案存址的附近区域发生特大火灾，严重威胁档案安全，需要多个部门配合紧急转移档案的；
（2）档案馆及其他保存学校档案的存址发生重大盗窃事件，造成严重社会影响的：
（3）发生5.5级以上破坏性地震，造成档案库房、存址坍塌和人员伤亡、失踪、被困，需要多个部门配合救援的；
（4）发生战争、社会对抗群体事件，严重威胁档案安全的；
（5）发生特大洪水，造成档案库房、存址坍塌和人员伤亡、失踪、被困，急需组织力量紧急救援和转移档案的。
2．求助
档案灾害事件发生后，校档案馆应当立即向校应急办汇报，组织各应急机构（如消防、卫生）对突发事件进行综合评估，并向校党委、行政提出启动档案突发事件应急预案的建议。
3．终止预案
档案馆及其他存址档案灾情得到有效控制或灾情解除没有造成损失，本次应急预案终止。
（1）对突发事件造成的档案损毁情况进行全面清理、统计和登记，应转移的档案全部转移，并要确保档案的安全；
（2）对突发事件造成档案馆及其他保存学校档案存址的损毁情况进行评估，根据突发事件暴露的档案保管条件方面的问题进行分析，制定切实可行的措施，改善档案保管条件；
（3）对整个突发事件进行总结，提供公开发布的信息。
（三）损失情况汇报
校档案馆应建立突发事件调查报告制度。一般情况下，应在事件发生后24小时写出调查报告，分别报送省、市档案行政管理部门和市委、市政府。调查报告内容包括：事件发生的单位、时间、地点、经过、档案损失情况、伤亡人数、直接经济损失初步估计、初步分析原因、抢救处理情况、已采取的措施、需要有关部门协助处理的事项、事件报告单位、签发人、报告的事件、联系电话、联系人等。任何单位和个人对突发危及档案安全事件不得隐瞒、缓报、谎报，或授意他人隐瞒、缓报、谎报。
六、附则
本预案是本校灾害救助应急预案的组成部分，在有关责任部门启动各类灾害应急预案的同时启动本预案。
本预案自发布之日起实施。
二○○三年四月