第一章 总则
第一条 为规范学校科学技术研究档案（以下简称“科研档案”）管理工作，加强科研档案归集、保管、利用与监督，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》《科学技术研究档案管理规定》《科学技术研究课题档案管理规范》《科学技术档案工作条例》等法律法规及行业规范，结合学校办学与科研工作实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于学校承接的民口、军口科研项目，涵盖自然科学、工程技术、人文社会科学等领域科研课题（项目）的档案管理。
第三条 本办法所称科研档案，是指由我校承担的科研项目（课题）在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。
第二章 管理机构与职责
第四条 科研档案工作是科研管理的重要组成部分，学校实行分级管理、归口负责原则，落实“谁形成、谁收集、谁整理、谁归档”工作责任制。坚持科研档案工作与科研工作同部署、同实施、同检查、同考核。
第五条 科研处负责科研项目的全流程服务与管理，指导各学院（部、研究院）开展科研项目过程管理和结题验收等工作。协调科研档案的归档。
第六条 档案馆负责对科研档案的收集、分类、整理、编目等工作开展业务指导，承担科研档案接收、入库保管、统计编研、查阅利用、安全防护等工作，确保科研档案安全。
第七条 科研处与档案馆协同工作，共同制定完善学校科研档案管理制度体系，联合开展学院（部、研究院）科研档案归档前审核验收；组织开展科研档案业务培训、日常监督、现场指导与咨询服务；配合上级主管部门开展档案专项检查；依规承担科研档案鉴定、期满销毁等组织实施工作。
第八条 学校各学院（部、研究院）为科研档案工作给予保障。具体包括：对科研项目的档案工作负总责，明确本单位科研档案分管领导、档案管理工作人员及项目负责人在归档工作中的责任分工；明确科研项目负责人为归档科研文件材料完整性、准确性、系统性第一责任人，负责本项目档案的日常收集、规范整理、按期归档、依规移交。
任何单位和个人不得以任何理由截留、隐匿、私存应当归档的科研文件材料，不得拒绝按规定完成归档移交。
第九条 分工合作完成的科研项目，由牵头学院（部、研究院）对科研项目的档案工作负总责。参加单位应当按照国家有关规定及科研项目牵头单位的要求做好所参加科研项目的文件材料收集、整理、归档及档案保管、利用、鉴定、处置等工作。科研项目牵头学院（部、研究院）与参加单位应当以合同或协议条款等书面形式明确约定科研档案的归属、流向、处置、利用等事项。
一般应当由牵头学院（部、研究院）保存一套完整档案。参加单位在保存本单位承担任务所形成档案的同时，将原件或副本（需证明与原件一致）送交科研项目牵头学院（部、研究院）。
如确系涉及参加单位或该单位科研人员合法权益而不宜向科研项目牵头学院（部、研究院）送交副本且有书面约定的，参加单位应当将本单位形成的科研档案目录送交牵头学院（部、研究院），并进行相关说明。
第三章 科研档案的归档、整理
第十条 科研档案归档范围
科研档案实行项目成套立卷、集中归口管理。科研档案保管期限划分为永久、定期两类，定期保管分为30年、10年。科研电子档案须按要求同步上传至学校科研管理信息系统；纸质档案由各学院（部、研究院）在科研项目结题后，按学校规定时限完成整理、审核、归档与移交。
第十一条 档案收集材料范围
科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的具有保存价值的各种形式和载体的科研文件材料均应当纳入收集归档范围。
各项目（课题）根据科研项目实际情况确定收集归档材料范围。
归档范围主要包括但不限于：
（一）立项论证阶段
项目指南、可行性研究报告，项目经费预算文件材料，申报书及相关证明；立项评审文件材料，评审文件材料；立项（含预算）批复，任务合同书（含预算书）及各类协议等。
（二）研究实施及过程管理阶段
研究计划、组织实施工作方案，研究、实验任务书、大纲，实验、探测、测试、观测、观察、野外调查、考察等的原始记录和整理记录，综合分析报告；设计文件、图样，集成电路布图，工艺文件，计算文件，数据处理文件；科学数据；研制的样机、样品、标本等的实物及其目录、图片等。
中期、年度等阶段执行进展情况报告、总结报告、研究成果等；项目、人员、进度、经费等的调整、变更文件材料；撤销项目已开展工作、已使用经费、已购置设备仪器、阶段性成果、知识产权等情况文件材料。
专家咨询、中期检查、中期评审、项目监督工作形成的文件材料。
建设的中试线、试验基地、示范点一览表、图片及数据等。
（三）结题验收及绩效评价、成果管理阶段
验收申请书，验收承诺书；工作总结报告，技术报告，项目经费决算等财务情况文件材料。
验收通知，验收评审文件材料；验收现场测试报告，第三方检测、测试、评估报告，用户使用报告及证明、典型用户报告、产业化审核报告等；验收结论书，结题书面通知等。
绩效自评价报告，专家评议文件材料、评价结论等绩效评价工作文件材料。
研究报告、论文、专著、数据库等研究成果文件材料；自评价报告，科技报告；专利、软件及其他知识产权文件材料。
产业化报告、证书、出版物等成果应用、获奖、宣传推广文件材料。
第十二条 归档的重点是承担的科研项目各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。
第十三条 取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。其他材料如认为必要，也可有选择地作资料暂存。
归档文件材料的补充。项目管理部门及项目负责人应持续归集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料，规范整理后及时向档案馆补充归档。档案馆对补充归档材料及时完成整理、分类、编目。归档材料数量较少的，并入对应原有案卷并完善卷内目录；归档材料数量较多、内容独立的，可单独组卷、编目。
第十五条 科研纸质档案整理严格参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822）执行；科研电子文件及电子档案归档整理，参照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894）标准执行，确保纸质档案与电子档案成套对应、完整一致、安全可用。
第四章 档案保管、利用、鉴定销毁
第十六条 科研档案的保管应当符合国家有关档案保管要求，配置满足档案保存需求的库房和必要的设施、设备，确保档案安全。科研档案保管过程中应当定期检查科研档案的保管状况，及时修复破损档案。
第十七条 已移交档案馆的科研档案统一纳入馆内库房集中保管。凡查阅、利用馆藏科研档案，须严格遵守学校档案馆规章制度，按流程办理登记审批手续。
项目管理部门、各学院（部、研究院）项目负责人可查阅自身移交的档案。其他单位或个人查阅归档材料原则上需经项目管理部门同意，查阅项目档案材料原则上需经该项目负责人同意。
档案摘抄、复印、复制须经档案馆工作人员审核批准。科研档案原则上仅限馆内查阅、不外借；确因科研工作特殊需要借出的，须履行层级审批手续，经相关主管领导批准后方可办理，并限期归还。
第十八条 档案馆、科研处根据学校档案工作计划、档案保管期限等情况，组织有关部门或人员开展科研档案鉴定和销毁工作，留存完整工作记录备查。
第六章 附则
第十九条 本办法由档案馆、科研处负责解释，自公布之日起施行。