江汉大学学校办公室关于印发 《江汉大学电子文件在线归档管理实施细则》的 通知

江汉大学电子文件在线归档实施细则

为实现电子文件转换为电子档案，在档案管理系统中准确顺利利用， 根据《电子文件归档与电子档案管理规范》（ GB/T 18894-2016）、《湖北省省直机关电子文件在线归档管理规范（试行）》（鄂档规〔2016〕4 号）等文件精神，结合学校档案工作实际情况，特制定本细则。

第一章  有关术语和定义

第一条  有关术语和定义

电子文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。

元数据是指描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。

电子文件归档是指将办理完毕且具有保存价值的电子文件及其元数据，由电子文件形成或办理的业务部门按照档案管理规范进行整理后向档案部门移交、认定的过程。

电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

办公自动化系统是指用于集成办公活动的计算机信息处理

系统，又称 OA 系统。

在线归档是指将电子文件通过网络直接传输到规定位置的过程。

第二章  在线归档的对象、范围、格式

第二条  归档对象为学校各项工作中形成、接收或办理的各类电子文件。

第三条  归档范围主要为电子文件及其元数据。

电子文件归档范围原则上应大于纸质档案的归档范围。它是在学校档案实体分类、归档范围、保管期限表的基础上，对每一类别电子文件实行单件或组件对应。同一业务活动形成的电子文件应当相对集中，且齐全完整。单件或组件包括但不限于正本、定稿、文件签发单、集中记录修改过程的彩色留痕稿以及确有必要保存的重要修改稿等。

元数据主要由电子文件形成有关电子文件的背景、结构和过程，应在办公自动化系统（以下简称 OA 系统）中同步收集归档。包括但不限于以下基本元数据：

（一）记录电子文件内容及形式特征的元数据。包括文件题名、文件编号、责任者、文件日期、紧急程度、主送、抄送、密级、保管期限及其代码，类别及机构代码、件数、页码等；

（二）记录电子文件的元数据，包括格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、文档创建程序、信息系统描述等；

（三）记录电子文件办理过程的元数据。包括处置行为、处置时间和处置责任者等；

（四）记录电子签名的元数据，包括签名规则、签名时间、签名人、签名结果、证书、证书引证、签名算法标识等；

（五）通过 OA 系统上传纸质文件的数字化扫描件，还应同时收集数字化扫描过程的元数据。具体要求参照《武汉市纸质档案数字化实施细则》（武档〔2016〕13 号）和《关于武档〔2016〕 13 号文的补充说明》执行。

第四条  归档格式

电子文件应以通用格式形成、收集并归档。其归档格式不应绑定特定软硬件，且具备开放、可转换、易于利用等性能。其中，文书类电子文件正本应该以 PDF 或 PDF/A 、OFD 格式归档；集中记录修改过程的彩色留痕稿以及确有必要保存的重要修改稿应以 WPS 、RTF 、DOC 等格式归档；文件签发单、文件处理签应以 PDF 或 PDF/A 、JPG 或 TIF 格式归档。版式文档归档格式应当遵循《版式电子文件长期保存格式的需求》（DA/T47-2009）标准的原则。

第五条  封装要求

根据国家要求，学校对电子文件及其元数据进行封装。实施封装，可参照《基于 XML 的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）标准执行。

 第三章  电子文件归档步骤、节点、要件

第六条  电子文件归档步骤分为两步走：先由立卷归档人员进行预立卷，再由档案馆业务指导人员对预归档数据进行审核。

第七条  归档节点按预立卷工作操作时间，可分为实时归档和定时归档。实时归档由立卷归档人员在电子文件办结后进行预立卷，即平时归档。定时归档是由立卷归档人员在电子文件办结后，对一个批次的电子文件统一进行归档。按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）要求，在处理需办理的来文时，可对来文和办件分别作单独归档处理。

预立卷完成时间与实体档案立卷归档时间同步。

第八条  归档要件包括正本、定稿、公文签发单、集中记录修改过程的彩色留痕稿以及确有必要保存的重要修改稿等。具体可按自发文、转发文、收文办件、收文阅件等四种类型分别确定。

自发文归档要件包括正本、定稿及修改稿、文件签发单；转发文归档要件包括转发通知、转发件、公文处理签；收文办件归档要件包括收文、公文处理签，收文有回复件的， 回复件可作自发文进行归档；收文阅件要区分归档与不归档的范围：属于本单位工作职责范围需要归档的阅件，归档要件包括收文、收文处理签；不属于本单位职责范围的阅件，可作资料处理。

属于资料的电子文件，按电子文件来源级别或类别有序排列。立卷归档人员提供能保证电子文件真实、完整、可用和安全的电子文件，业务指导人员负责审校。

第四章  电子文件归档流程

第九条  按照学校档案工作业务分工和实际流程，电子文件归档大体可分为预归档和归档两个基本环节。预归档是指各部门在电子文件办理结束后进行的初步归档，其内容包括收集、鉴定、整理、移交等过程。归档是指各部门将预归档的电子文件，按照统一规定向档案馆移交的过程。移交完成，电子文件从程序上实现由档案馆集中统一管理、正式成为电子档案。

第十条  归档电子文件的质量应满足《高等学校档案管理办法》（教育部 2008 年第 27 号令）《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局 2016 年第 8 号令）《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）《数字档案室建设指南》（国家档案局2010 年 6 月）《武汉市纸质档案数字化实施细则》（武档〔2016〕 13 号）和《关于武档〔2016〕13 号文的补充说明》等相关要求。

第十一条  收集

各部门在电子文件形成、接收和办理的过程中，从 OA 系统流转的电子文件及其元数据的收集，从源头上保障同一事由电子文件及其组件的齐全、完整、准确和相互间的有机联系。收集的电子文件应属于归档范围内，且已经办理完毕。

（一）上传或挂接的声像电子文件及其元数据应当收集齐全、完整，建立电子文件与元数据之间的持久联系。

（二）加强过程管理，防止电子文件丢失、信息损失和非法篡改，切实保障其真实可靠。

第十二条  鉴定

各部门在 OA 系统和档案管理系统中，对收集齐全的电子文件及其元数据进行清点和鉴定。清点是对电子文件数量和组件进行清点、梳理、统计的过程。鉴定是对电子文件在形成办理、预归档、归档各个阶段的一致性，以及基于相关系统功能对电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性等“ 四性” 进行检测，是否归档进行分析并划分保管期限的过程。“ 四性” 检测所采用的密码技术应采用国产密码算法，并符合国产密码算法应用的相关技术要求。

第十三条  整理

各部门对于符合归档条件的电子文件，按照相关要求，把通过 OA 系统归档接口及各种工作中形成的电子文件，分别进行分类、组件、著录、编目、排序、编号、命名等业务处理。

第十四条  移交

移交是各部门将整理后的电子文件，按档案管理统一要求，向档案馆移送交接的过程。移送交接完成，电子文件正式进入电子档案管理环节。

（一）移交时间。实时归档时间灵活确定。定期归档时间基本与纸质档案同步归档。按自然年度立卷归档的部门，次年  月30   日前完成归档；按教学年度立卷归档的部门，在次学年的寒假前归档；按项目（课题组）立卷归档的单位，验收结束后两个月内完成归档。基建项目在完成验收、备案后两个月内归档。设备部门在设备验收投入使用后两个月内归档，引进设备为索赔期满两个月内归档。

（二）移交手续。各部门向档案馆移交电子文件及其元数据，按要求填写移交清单，双方签字，各执一份。档案馆保留的一份归入全宗卷。

档案馆接收各部门的电子文件应当认真清点，并对移交的电子文件及其元数据的“ 四性” 进行检测。全部检测合格，方可接收。

第五章  应用系统建设

第十五条  电子文件归档与电子档案管理是同一事物生命周期的两个环节，学校实行 OA 系统中的电子文件与档案管理系统的无缝对接或数据导入。

第十六条  在线归档主要功能

（一）收集整理功能。包括内置电子文件分类方案、保管期限表等工具。支持各部门按要求完成电子文件在线收集、鉴定和整理，并能实现或定期捕获电子文件形成、接收和办理过程的相关元数据等。

（二） 自动管理功能。包括按系统既定规则自动命名，存储电子文件及其组件，维护同一事由往来文件、组件的完整性和相互间的有机关联等。

（三）移交归档功能。包括按规定格式推送电子文件及其元数据，电子文件移交及其手续记录，对移交的电子文件进行鉴定、整理、排序和编号等。

第十七条  电子档案管理系统主要功能

（一）电子档案管理配置功能。包括电子档案分类方案、档号规则、保管期限表、元数据方案、门类定义等。

（二） 电子档案及其元数据管理功能。包括电子档案及其元数据的采集、登记、分类、排序、编目、命名、存储、利用、统计、鉴定、销毁、移交、备份、报表等。

（三） 电子档案安全管理功能。包括身份认证、权限管理、跟踪审计、生成固化信息等。

（四） 电子档案凭证性保障及验证功能。包括电子档案凭证的生成、验证、管理、对外服务等。

（五） 系统管理功能。包括系统参数管理、系统用户和资源管理、系统功能配置、操作权限分配、事件报告等。

（六）纸质档案目录管理功能。包括对电子档案和与之相对应的纸质档案同步进行编目、编号等。

（七） 纸质档案数字化成果管理功能。包括采集、接收、合库、存储、提取等。

第十八条  归档接口

OA 系统设计要保证电子文件在线归档和电子档案管理各项目标的有效实现。

（一）OA 系统的归档接口功能。包括：

1.对电子文件的“ 四性” 及其元数据进行检测，防止存在瑕疵的电子文件归档；

2.将归档电子文件生成可信凭证，确保在后续电子档案保管利用过程中能进行比对验证，并支持对各类型电子文件格式提供统一的验证手段；

3.将预归档电子文件及其元数据按规定格式封装成归档数据包；

4.将封装好的归档数据包传输至指定位置，保障传输过程中归档数据包内的信息不丢失和不被非法篡改；

5.接收归档数据包接收方的反馈消息，包括归档成功消息与归档失败消息；

6.对归档成功的电子文件进行归档标记，防止重复归档，并能取消归档标记， 实现人工干预下的重新归档。

（二）电子档案管理系统的归档接口功能。包括：

1.向OA 系统发送归档数据包存储位置信息；

2.接收 OA 系统传递来的归档数据包；

3.对归档数据包进行正确解析，并将解析后的电子文件及其元数据存储在指定位置；

4.向OA 系统发送电子文件归档成功或失败的消息；

5.在归档数据包接收、解析和数据存储等过程中，保障信息不丢失和不被非法篡改。

第十九条  系统安全要求

按照《档案信息安全等级保护定级工作指南》（档办发〔2013〕 5 号）的相关要求， 电子文件归档及电子档案管理系统建设需达到二级（系统审计保护级）或以上安全保护等级。涉密电子文件归档及电子档案管理系统部署、运行的网络应与互联网物理隔离，执行国家保密要求，实行涉密信息系统分级保护的相关管理规定和技术标准。

第六章  管理职责

第二十条  各部门应高度重视电子文件归档管理。各立卷归档部门对输入档案管理系统的档案内容承担质量责任。档案系统技术管理部门承担网络管理、系统管理等安全责任。档案馆负责统筹、协调、统一管理，确保各类电子文件应收尽收、应归尽归、应管尽管，不丢失、不流失、不损失，最大限度地保存学校运行的完整轨迹，为国家和社会积累宝贵的电子档案财富。

第二十一条  档案馆职责

（一）制定并执行电子文件归档规章制度和标准规范，提出OA 系统电子文件在线归档功能需求；负责编制电子文件分类方案，参照执行但不限于实体档案“ 三合一” 制度；负责指导各部门按要求管理应归档的电子文件。

（二）负责归档电子文件的接收和电子档案整理、鉴定、保管、统计、提供利用和备份等日常管理工作；定期对归档电子文件进行“ 四性” 检测；对存在持续风险的电子档案进行异质、异地备份和长期保存管理；定期形成电子档案检测报告，提出应对方案和措施。

（三）对学校立卷归档部门电子文件归档和电子档案管理工作进行指导、监督和检查，发现问题，及时提出整理、整改要求，并督促落实。

（四）记录 OA 系统运行中的难点，及时提出修改意见和建议，建立 OA 系统与档案管理系统良性循环环境。

第二十二条  档案系统技术管理部门职责

（一）依据相关标准和功能需求，在 OA 系统建设中落实电子文件在线归档和电子档案管理相关要求。

（二）为电子文件在线归档及电子档案管理工作提供技术支持。

（三）对电子文件在线归档和电子档案管理系统的运行进行持续维护，保障安全。

第二十三条  立卷归档部门职责

（一）协助档案馆编制本部门形成、接收、办理电子文件的归档范围和保管期限表。

（二）负责本部门形成、接收和办理电子文件的日常收集、鉴定、整理、著录、统计等预归档工作，并按统一规定，及时向档案馆移交应归档的电子文件。

第二十四条  校保密委员会职责

负责全校电子文件归档和电子档案管理过程中的安全保密管理。

第二十五条  校档案工作委员会职责

负责规划和指导全校电子文件归档和电子档案管理工作。

第七章  系统建设管理

第二十六条  调查评估

根据现有经验及标准规范，对实施中的 OA 系统的电子文件归档和电子档案管理系统现状进行调查和评估。

第二十七条  制订方案

针对现有OA  系统及其设施设备满足电子文件在线归档和电子档案管理要求的差距，制订相应功能需求方案、设施设备建设或改造方案。在 OA 系统调整或升级方案中，应提升电子文件在线归档和电子档案管理功能需求和设施设备配备需求，同时把建设周期、时间节点、负责部门、负责人、经费预算等内容列入其中。

第二十八条  确定责任

学校档案工作委员会负责规划和指导全校电子文件在线归

档和电子档案管理工作。档案馆管理和指导在线归档和电子档案管理工作。档案系统技术管理部门管理网络，负责提供系统安全保障措施，确保档案信息的完整与安全。各学院、各部门、各单位分管档案工作领导为各立卷归档部门在线归档和电子档案管理工作责任人，承担真实性、完整性、可用性和安全性责任。立卷归档人员主要负责在线归档和电子档案管理工作使用和操作，保证提供真实、完整、可用和安全的电子文件成为电子档案。

第二十九条  项目管理

电子文件在线归档和电子档案管理系统建设项目按照国家有关项目管理规定进行。

第八章  附则

第三十条  本细则自印发之日起施行， 由档案馆负责解释。原《江汉大学电子文件在线归档管理实施细则（试行）》（江办〔2019〕7 号）同时废止。