各学院、各部门、各单位：
为切实做好2022年档案立卷归档工作，做到档案应归尽归、应收尽收，确保档案信息资源的完整、规范， 根据《档案法》等国家相关档案管理法律法规及《江汉大学档案管理实施办法》《江汉大学档案实体分类实施细则》（江办〔2020〕23号）《江汉大学关于印发纵向科研项目管理办法等8个制度文件的通知》（江校科〔2021〕25号）等规章制度，现将2022年档案立卷归档工作有关事项通知如下。
一、立卷归档范围
江汉大学从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录都属于归档范围。具体包括：党群类档案、行政类档案、教学类档案、学籍类档案、学生类档案（新增）、科研类档案、基建类档案、仪器设备类档案、出版物类档案、外事类档案、财会类档案、声像类档案、实物类档案。
二、立卷归档时间
各学院、各单位、各部门请于6月30日前完成文书档案的收集、鉴定、整理，并完成网上预立卷条目信息著录、全文数据挂接、数据审校和数据提交。基建、设备、科研项目类档案和学籍档案的归档时间按相关要求执行。
三、归档有关要求
（一）立卷归档工作已纳入学校目标（绩效）管理范畴，与相关单位目标考核相结合。请各学院、各部门、各单位确定一名处级干部分管本部门档案工作。确定一（或多）名档案兼职人员，负责本单位的档案立卷归档等相关工作。
分管档案工作领导主要职责：
1、执行学校档案工作规章制度，负责本单位立卷归档工作的组织、审核与监督，将文档管理工作纳入本单位议事日程，推进档案工作与本单位业务工作“同步布置、同步建档、同步检查、同步总结归档”；
2、选配政治素质高、业务素质好的档案兼职人员负责本单位文件材料（包括纸质档案、电子文件、声像档案、实物档案）的收集、整理、著录和按时移交归档；
3、督促档案兼职人员按要求做好归档，负责年度归档案卷质量的审核，并在备考表上签字；
4、监督部门文档的集中统一管理，防止违法违纪行为发生；
5、学院档案工作的分管领导，应加强把档案工作纳入科研、教学等分管领导的岗位职责，建立健全把学院档案工作纳入绩效目标管理的规章制度，把档案工作纳入学院相关办公室及相关人员（即兼职档案人员）的岗位职责，并作为年度工作考核的一项重要内容。
兼职档案员主要职责：
1、认真学习执行国家及学校的档案法规、政策及规章，积极参加档案理论知识学习和岗位技能培训；
2、按照国家和学校有关归档工作的要求，负责承担相关档案文件材料的收集积累、整理立卷和归档工作，确保归档文件材料的完整性、准确性和系统性；
3、严格遵守立卷归档时间的规定，并将年度归档案卷和归档目录送交本单位分管领导审核；
4、注重保护重要文件材料的安全，防止整理和移交归档过程中的泄密和丢失事件，切实执行网上档案信息著录查询利用的各项规定，妥善保管好被授权的用户名和密码等资料；
5、学院兼职档案人员应按科研处要求在科研项目结题、验收或鉴定后二个月内将科研项目（课题）组移交的文件材料收集齐全，次年3月份开始向档案馆立卷归档移交。
6、学院兼职档案员应按学生处要求配合相关人员将学生信息材料（新生登记表和毕业生登记表）等 “在次学年寒暑假前”向学校学生处或档案馆立卷归档移交。
7、因工作变动或其他原因不能继续担任该项工作时，应与新任档案管理员及时办理交接手续，并报档案馆备案。
（二）请各学院、各部门、各单位认真做好在上述时间范围内工作中已办理完毕且有结果的工作材料，以及本部门年鉴材料、大事记，包括学校合并组建二十周年活动等各类重大活动的立卷归档工作。
（三） 归档范围内的电子文件与纸质文件要同步归档，校内发文电子文件通过学校OA系统直接在线归档；纸质文件收集、鉴定、整理、著录、检测、移交各环节务必严格按照《江汉大学归档文件材料整理实施细则》《江汉大学档案系统著录规则》等相关规定进行操作。档案材料归档力求保持完整性、准确性、成套性特点，确保档案归档率、案卷质量合格率、电子文件整理合格率、网上预立卷条目信息著录和电子文件全文挂接合格率力争达到100%。
（四）根据《江汉大学关于印发纵向科研项目管理办法等8个制度文件的通知》（江校科〔2021〕25号）要求，各科研档案形成部门应负责本单位形成材料的收集归档工作，并严格按照《江汉大学科研档案立卷归档方法》执行。
四、纪律要求
各学院、各单位、各部门务必高度重视归档工作，树立“为党管档”的责任意识，切实履行管档职责，在归档工作中遵守档案法律法规和制度规范，严防出现留存档案拒不归档、不按时归档、遗失和损毁档案、篡改档案、归档不全、擅自扩大归档范围、档案信息泄密等违法违纪行为。对因玩忽职守造成档案造假、丢失、损毁、失泄密的，学校档案馆可根据《档案法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》，实行安全责任追究制，提请学校或上级档案行政管理部门追究有关部门或责任人的相应责任。
附件1：《江汉大学2022年各部门立卷归档业务指导一览表 》
附件2：《江汉大学科研档案立卷归档方法 》
江汉大学档案馆
2022年3月15日